Pomen gotovine
Gotovina je ena izmed dokumentacije za gotovinske transakcije med kupcem in prodajalcem, ki jo prodajalec pripravi za gotovinsko prodajo, enako pa dobi kupec pri nakupu blaga. To je listinsko dokazilo za vso prodajo gotovine, ki jo opravi podjetje, in dokaz za denarne nakupe za kupca. Pripravljen je skupaj s podvojeno kopijo, saj bo izvirnik izročen kupcu, prodajalec pa zadrži kopijo.
Gotovina je enakovredna kopiji računa in pravnemu dokumentu. Uporablja se za poznavanje gotovinske prodaje podjetja, plačilo davka, uskladitev in analizo, načrtovanje zalog, stanje denarnega toka itd.
To je komercialni instrument, o katerem se ni mogoče pogajati, in je dokaz za prodajalca, da je kupec prejel gotovino za prodano blago, kupec pa knjiži stroške in obračuna gotovinsko stanje. Kreditne prodaje ni mogoče opraviti z gotovinskim zapisom, saj se lahko izda za prodajno transakcijo le, če je gotovina prejeta.
Oblika gotovine
Spodaj je navedena oblika za pripravo vzorčnega denarnega zapiska.
Vsebina
- Ime in naslov dobavitelja - v utemeljitev, da je dobavitelj opravil prodajo
- Ime in naslov kupca - Kupcu je dokaz, da beleži nakupe
- Serijska številka gotovinskega zapiska - služi kot sledenje prodaji, ki jo je opravilo podjetje, za popolno evidentiranje vseh transakcij, ne da bi zamudili katero koli transakcijo
- Datum izpisa denarja - za dnevno in mesečno sledenje transakciji
- Številka naročila kupca ali kupca - za sledenje obsega transakcij, opravljenih z eno stranko
- Opis blaga - za prepoznavanje narave prodanega blaga
- Količina blaga - Slediti prodanemu blagu in poznati položaj zalog
- Stopnje blaga - za izračun prodajne vrednosti
- Znesek - vedeti prodajo podjetja
- Popust (trgovinski popust ali gotovinski popust) se prikaže ločeno - za sledenje ponujenim popustom
- Davčna registrska številka kupca in dobavitelja v primeru prodaje blaga - Za plačilo davka
- Skupni znesek, naveden v denarnem listu, mora biti zapisan z besedami in številkami
- Denarni zapis mora podpisati ustrezno pooblaščena oseba - da bo veljavnejši;
- Pogoji, če obstajajo
Primer gotovine
Joe je lastnik butika Billy Reid. Jeni, ena rednih strank, obišče trgovino in kupi dva para kavbojk znamke Levi's po 100 dolarjev, 3 majice znamke Nike po 50 dolarjev. Joe ponudi 10% popust Jeni in zaračuna 10% DDV na prodajni posel. Joe pripravi vzorec denarnega zapisa za zgoraj omenjeno transakcijo.
Prednosti
- Priprava in sledenje je preprosta in učinkovita.
- Primeren je za vsa mala podjetja, ki se ukvarjajo z gotovinskimi transakcijami.
- Je pravni dokument in je enakovreden računu.
- Gre bolj za ročni postopek, zato ni potreben ločen računalniški sistem.
- Preverjena je, saj ima vedno podpis odgovorne osebe.
- Transakcije, opravljene z denarnim zapisom, so za poslovanje ugodnejše za položaj denarnega toka, saj kupec takoj plača gotovino za opravljeno prodajo.
- V transakcijah, opravljenih z denarnim zapisom, ne bo neporavnanih kupcev, stanje obratnega kapitala podjetja pa bo dobro. Sredstva je mogoče bolje izkoristiti za posel.
- Ker kreditnih transakcij ni mogoče opraviti na podlagi denarnega zapisa, slabih terjatev do podjetja ne bo.
Slabosti
- Z transakcijami je enostavno manipulirati
- Ni primeren za velika podjetja
- Bančne transakcije so boljše od gotovinskih, saj imajo ustrezno sled
- Utaja davkov je možna, saj se prihodek in stroški upoštevajo ročno, ustreznega sistema sledenja pa ni.
- Prodajalci in kupci morda niso vedno zainteresirani za takojšnje plačilo gotovine, saj imajo raje nekaj kreditnih dni.
- Gre za ročni postopek, zato mora biti imenovana odgovorna oseba, ki bo skrbela za te transakcije, saj je pri gotovinskih transakcijah tveganje večje.
Zaključek
Denarni zapis je poslovni bon, ki ga prodajalec izda pri prodaji gotovine. Sistem je preprost in učinkovit za vsakodnevne transakcije. Je pravni dokument in veljajo vse transakcije, ki se obračunajo v gotovini. To je dokaz vse prodaje podjetja. Primerna je za majhna podjetja, kjer je obseg poslovanja majhen in se ponavlja.
