Predloga za upravljanje Excel projekta
Vodenje projektov je ena od pomembnih vlog v vsaki organizaciji. Ne morete preprosto slediti vsem dejavnostim v projektu samo ročno; potrebujete nekaj programske opreme, ki vam bo pomagala pri boljšem vodenju projekta.
MS Excel je ena izmed tistih programov, ki vam lahko pomaga pri sledenju statusu projekta z enostavnimi predlogami. V tem članku vam ekskluzivno prikazujemo, kako z Excelom pripravite predloge za upravljanje projektov v Excelu.
Kako uporabiti Excel za pripravo predlog za upravljanje projektov v Excelu?
Spodaj so primeri za pripravo predlog za upravljanje projektov v Excelu.
Primer # 1 - Predloga za upravljanje projekta Excel z uporabo Ganttovega diagrama
Grafikon Gantt je ena izmed lestvic v Excelu, ki je v veliko pomoč pri pregledu nalog projekta, trenutnega stanja glede na zastavljene standarde.
Ko projekt začne delovati po enem tednu, ko vodja projekta želi vedeti stanje projekta, ali je v skladu ali ne. Od začetka projekta do konca projekta na vsaki stopnji lahko spremljate faze projekta.
Recimo, da ste podjetje za vodenje dogodkov in ste se lotili zelo pomembnega projekta, ki je za vas zelo donosen. Toda edina stvar je, da morate naloge izvajati na podlagi dnevnega reda, ki so ga podali organizatorji. Spodaj upoštevajte dnevni red, ki so ga podali organizatorji.
Zdaj pa ustvarimo grafikon Excel Gantt za sledenje vsem dejavnostim.
Korak 1: Izberite Samo začetni čas in vstavite stolpčni grafikon. Pojdite na zavihek INSERT in vstavite vrstni grafikon.
2. korak: Zdaj mora biti vaš grafikon videti tako.
3. korak: Zdaj z desno miškino tipko kliknite grafikon in izberite Izberi podatke.
4. korak: V spodnjem oknu izberite Dodaj.
5. korak: V spodnjem oknu v imenu serije izberite Minutes, za vrednost serije pa podatke iz C2: C14. Kliknite V redu.
6. korak: V spodnjem oknu izberite možnost UREDI na desni strani za naše oznake vodoravne osi.
7. korak: Zdaj za naše naloge izberite vodoravne vrednosti. Kliknite V redu.
8. korak: Vaš grafikon bi moral biti videti takole zdaj.
9. korak: Za boljši videz moramo narediti nekaj oblikovanja. Izberite vrednosti serij obzorja, tj. Časovno vrednost. Z desno miškino tipko kliknite in izberite oblikovanje osi.
V osi se formatiranje uporablja pod vrednostmi.
10. korak: Zdaj bo časovna oblika v grafikonu videti tako.
Korak 11: Izberite modre barvne vrstice, z desno miškino tipko kliknite in izberite, formatirajte serijo podatkov.
12. korak: Pojdite na FILL in izberite NO FILL.
Korak 13: Zdaj kave obarvane palice in kliknite na serijo formatov podatkov ter pojdite na FILL in izberite različne barve po svoji želji.
Vaš grafikon je pripravljen prevzeti nalogo in zdaj lahko bolje upravljate projekt.
Primer # 2 - Primer sledenja prodajnega cikla
Zdaj bomo videli, kako ustvariti sledilnik prodajnega cikla z excelom. Za ta primer si oglejte spodnje podatke. Podatki vključujejo datum začetka prodaje, datum konca, cilj, število, zaključene dni, trenutne dosežke in odstopanja ter številne druge stvari.
1. korak: Najprej omenite ciljno in trenutno prodajo. Prihodite vrednost variance, tj. Target vs Current.
2. korak: Zdaj prispejte% dokončanja projekta.
3. korak: Zdaj navedite začetni in končni datum prodaje.
4. korak: Po tem prispejo neto delovni dnevi med začetnim in končnim datumom.
5. korak: Zdaj prispejte na dan, tako da ga delite s številom razpoložljivih dni.
6. korak: Zdaj v Excelu uporabite formulo DANES na trenutni datum.
Korak 7: Zdaj izračunajte število zaključenih dni od začetnega datuma do trenutnega datuma.
Korak 8: Prispejte glede na dnevni cilj, kakšen naj bo trenutni prihodek.
Korak 9: Zdaj izračunajte povprečno dosedanji dan.
Korak 10: Izračunajte, ali se povprečni trend prodaje nadaljuje do konca projekta, kolikšen bi bil končni prihodek.
Korak 11: Zdaj prispejte doseženi odstotek, če se isti trend nadaljuje.
Zdaj smo zaključili naš del izračuna. S tem ustvarimo nekaj vizualnih grafikonov excel, ki nam bodo lahko pomagali slediti projektu, tako da bomo samo pogledali grafikon.
1. korak: Najprej ustvarimo preprost stolpčni grafikon. Izberite celico B6 in ustvarite stolpčni grafikon.
2. korak: Z desno miškino tipko kliknite grafikon in izberite Izberi podatke.
3. korak: Zdaj kliknite DODAJ.
4. korak: V spodnjem oknu ne izberite ničesar, samo pritisnite OK.
5. korak: Zdaj imamo takšen grafikon.
6. korak: Zdaj izberite vrstico in kliknite Format Data Series. Na desni strani boste videli pogovorno okno Format Data Series.
7. korak: Poskrbite, da se serija prekriva na 100%.
8. korak: Zdaj se oba stolpca prekrivata in grafikon je videti tako.
9. korak: Zdaj spremenite barvo rdeče vrstice na NO FILL.
10. korak: I izgleda tako.
11. korak: Narišite okroglo obliko tik pod grafikon in ga prilagodite.
12. korak: dodajte naslov grafikona.
Pripravljen je en grafikon. Podobno ustvarite tudi drugi grafikon za Achieved% pri enakem trendu.
Zdaj imamo dve lestvici, ki izgledata takole.
Samo posodobiti morate dnevne prodajne številke v celici B3. Vse se bo samodejno spremenilo za vas.
Če opazite predlogo zdaj kot 14 th februar 2019 skupno 33 dni, so končana, in trenutno bi moral biti 1,51 lakh USD, ampak dejanski prihodki zdaj je 1,1 lakh, to je 22% celotnega prihodka.
Cilj na dan je bil na začetku 4587 USD (celica B11) na dan, danes pa je dosežek 2894,74 USD na dan (celica B16).
Če se enak trend 2894,74 na dan nadaljuje v preostalem obdobju projekta, vam bo prinesel 2,53 lakh USD, kar je 50,67% ciljnega prihodka na začetku.
S to predlogo za upravljanje projektov lahko spremljate svoj dnevni prodajni cilj glede na dejanski prihodek.
Stvari, ki si jih je treba zapomniti pri predlogi za upravljanje projektov v Excelu
- Grafikoni se bodo samodejno zaračunali, če spremenite stolpce za ročni vnos.
- Za dejavnosti, pri katerih naloge sledijo ena za drugo, lahko ustvarite Ganttov diagram.
- V primeru različnih predlog za upravljanje projektov morate določiti naloge in vrsto dejavnosti, vključenih v projekt.
To predlogo programa Project Management Excel lahko prenesete tukaj - Excel Predloga za upravljanje projektov.
