Kaj je sistem stalnega inventarja v računovodstvu?
Perpetual Inventory System v računovodstvu pomeni vzdrževanje sprotnega nakupa in prodaje zalog z uporabo avtomatiziranega računalniškega sistema in zlahka izračuna stroške prodanega blaga (COGS) za proizvodni koncern, kar na koncu odpravi potrebo po vzdrževanju starih evidenc rednega inventarja z redno fizično preverjanje zalog.
Komponente
- Bin Cards - Bin kartica beleži stanje gibanja blaga, shranjenega na tleh. Običajno podjetje z veliko shrambo bo z bin kartico zabeležilo tekoče gibanje zaloge in zastaranje tega inventarja.
- Knjiga trgovin - Knjigovodska knjiga je ročni ali avtomatizirani zapis surovin in potrošnega materiala, shranjenih v proizvodnem dnu, ki sledi trenutni količini blaga v roki.
- Neprekinjeno popisovanje - neprekinjeno popisovanje pomeni fizično preverjanje inventarja, ki ga subjekt ali zunanji / notranji revizorji redno izvajajo.
Primer sistema stalnega inventarja v računovodstvu
| Nakupi | Prodaja |
| To vključuje proizvodnjo MRN / GRN za nakup surovin in potrošnega materiala ter postopek vračila nakupa. | To vključuje prodajo končnih izdelkov in postopek vračila prodaje. |
| Proizvodnja | Naročanje |
| To vključuje proizvodnjo končnih izdelkov in preverjanje kakovosti pri materialnih vprašanjih. | To vključuje ponovno naročanje surovin po prodaji končnih izdelkov, ko se cikel nadaljuje in nadaljuje. |
Perpetual Inventory System vs Periodic Inventory System
| Perpetual Inventory System | Sistem rednega popisa | |
| Pregledi zalog se redno izvajajo prek avtomatizirane programske opreme na prodajnih mestih in gibanja zalog v realnem času. | Pregledi zalog se izvajajo redkeje in se običajno izvajajo mesečno, četrtletno, polletno in letno. | |
| Zagotavlja natančne in posodobljene informacije o zalogah v blagajni in stroških prodanega blaga ter stroških proizvodnje; | Ne daje natančnih in posodobljenih informacij v zvezi z zalogami in stroški prodanega blaga in stroški proizvodnje; | |
| Vodstvu in zainteresiranim stranem pravočasno zagotavlja posodobljene statistične podatke o gibanju zalog podjetja, tako da se proračuni in napovedi redno posodabljajo. | Vodstvu in zainteresiranim stranem ne zagotavlja pravočasno posodobljenih statističnih podatkov o stanju gibanja zalog podjetja, saj se evidence redno posodabljajo mesečno, četrtletno ali polletno, zaradi česar so predvideni proračuni in napovedi ne posodablja redno. |
Prednosti
- Med fizičnim preverjanjem zalog znotraj ali zunaj ni treba ustaviti proizvodnje blaga nad proizvodnim dnom.
- Zaloga blaga, stroški prodanega blaga in stroški proizvodnje so vedno na voljo.
- Pomaga pri vzdrževanju količine ekonomskega naročila; ni potrebe po dodatnih naložbah / blokadi obratnega kapitala.
- Pomaga pri pravočasnem odkrivanju tatvin, izgub, krade in zapravljanja blaga, tako da lahko poslovodstvo pravočasno sprejme korektivne ukrepe.
- Ker sta količina in količina vseh vrst zalog na voljo, se pri pripravi računovodskih izkazov ne odlaša, evidenčne evidence pa so vedno na voljo tako za zunanje kot za notranje preverjanje.
- Ta metoda pomaga pri vzpostavitvi ustreznega nadzora nad trgovinami in je popolna in zanesljiva metoda inventarnega sistema.
Slabosti
Spremljanje vsega blaga je sicer lahko drago in okorno, vendar je na trgu na voljo poceni in zanesljiva programska oprema za reševanje teh težav.
Zaključek
Sistem stalnih zalog zagotavlja vodstvu sprotno posodobljeno stanje gibanja zalog, stanje in stroške prodanega blaga ter stroške proizvodnje v realnem času, kar v rednem sistemu zalog ni bilo mogoče. Vendar je to lahko drago in dolgotrajno. Prav tako se lahko izračun zalog v sistemu trajnih zalog včasih razlikuje od dejanskih zalog zaradi nezabeleženih transakcij in tatvin, zato bi morala organizacija občasno primerjati knjigovodsko stanje z dejanskimi zalogami v ročnih količinah in knjižna stanja po potrebi prilagoditi.
Ne glede na kar koli je sistem neprekinjenih zalog vedno prednostna metoda izračuna in vzdrževanja zalog, saj vedno redno in v realnem času daje natančne in ažurne podatke o zalogi, kot jih zahteva vodstvo organizacije. Trajni sistem skladiščenja najbolje deluje z avtomatiziranimi in računalniško podprtimi orodji, ki jih osebje proizvodnega prostora sproti posodablja s pomočjo skenerjev črtne kode ali prodajni / proizvodni referenti s terminali na prodajnih mestih. Najmanj izvedljivo je, če se spremembe / premiki na zalogi beležijo na ročnih inventarnih karticah, saj obstaja velika verjetnost, da vnosi ne bodo izvedeni pravilno ali pravočasno in učinkovito.
