Kaj je računovodski informacijski sistem?
Računovodski informacijski sistem se nanaša na računalniško podprto metodo, ki jo podjetja uporabljajo za zbiranje, shranjevanje in obdelavo računovodskih in finančnih podatkov, ki jih uporabljajo notranji uporabniki podjetja za poročanje o različnih informacijah zainteresiranim stranem. družbe, kot so upniki, vlagatelji, davčni organi itd.
Z enostavnimi besedami gre za sistem za zbiranje in shranjevanje vseh informacij, povezanih s finančnimi transakcijami in dogodki, na tak način, da jih lahko notranje vodstvo, računi, finančni direktorji, revizorji itd. Pridobijo za odločanje. AIS je lahko zelo preprosta knjiga do različnih računovodskih, stroškovnih, finančnih poročil, kot so izkaz poslovnega izida, bilanca stanja itd.
Sestavni deli računovodskega informacijskega sistema (AIS)
# 1 - Oseba (zainteresirane strani)
Začetek in konec vseh računovodskih vidikov. Obstaja zainteresirana stran, ki podatke vnaša v sistem, zbira, analizira, poroča itd., Obstaja pa še ena oseba (deležnik), ki potrebuje informacije. Na primer, računovodja beleži različne finančne podatke in jih predstavlja za uporabo več deležnikov, kot so lastnik, delničarji, upniki, vlada itd.
# 2 - Podatki
Kaj zdaj zapisuje, poroča AIS? Gre za različne računovodske transakcije, dogodke in druge denarne postavke. AIS ne bo zabeležil nobenih informacij, ki nimajo denarne osnove. Podatki so lahko karkoli, kot so knjiga prodaje, račun stranke, knjige prodajalcev, finančna poročila, kot so poslovni izid in bilanca stanja, izkaz denarnega toka itd.
# 3 - Vzpostavljeni postopki
Za izvajanje različnih funkcij, kot je navedeno v definiciji, AIS sledi vnaprej določenim korakom in postopkom. Za zagotovitev doslednosti je to ena najosnovnejših potreb AIS. AIS lahko izvede dejanje bodisi z ročnim posegom bodisi samodejno. Ta ukrep je treba poučiti osebi, ki obdeluje podatke, ali jo kodirati v sistemu v primeru samodejnih sistemov.
# 4 - Programska oprema (ERP)
Programska oprema ali širše ERP je računalniško podprt program, ki izvaja navedene funkcije. ERP lahko opišemo kot sistem programskega paketa baz podatkov, ki podpira poslovne procese in operacije, vključno s proizvodnjo, trženjem, finančnimi, človeškimi viri itd. Je eden glavnih sestavnih delov računovodskega informacijskega sistema (AIS).
# 5 - Infrastruktura informacijskega sistema
Preprosto povedano, za IT infrastrukturo lahko rečemo, da je konzorcij različne IT & IS strojne opreme, orodij in dodatkov. Na primer, računalniki, tiskalniki, optični bralniki itd
# 6 - Notranji nadzor
Notranji nadzor je osnovna potreba vsake poslovne organizacije. To so orodja, preverjanja, postopki, sistemi, ki jih je organizacija sprejela za zagotavljanje celovitosti finančnih informacij, preprečevanje goljufij, napak, varovanje premoženja itd.
Študija primera na podlagi primerov AIS
- Primer - Martin Inc., lastnik znane londonske maloprodajne verige supermarketov, je uporabljal običajni način beleženja transakcij na papirju, zdaj pa želi zaradi širitve poslovanja vedeti podrobnosti kupcev, prodajalcev, dobička, zasluženega v preteklosti, ocenjeno v prihodnosti sposobnost ustvarjanja dobička, podrobnosti o obratnem kapitalu, ki se ukvarja s svojim poslovanjem, vendar zaradi ročnih računovodskih praks tega ne more napovedati.
- Težava - lastnik ne more razumeti svojega kraja poslovanja, tj. Vseh zgoraj navedenih zahtev.
- Rešitev - če bi uporabljali AIS, bi družba Martin Inc. zlahka izluščila podrobnosti o kupcih, prodajalcih, dobičku, ustvarjenem v preteklosti, obratnem kapitalu, ki se ukvarja s poslovanjem itd. Ne samo pretekli podatki, ampak tudi AIS lahko napoveduje prihodnost trendi dobičkov, denarnih tokov in drugih položajev.
Prednosti računovodskega informacijskega sistema
- # 1 - Stroškovna učinkovitost - V dobi digitalizacije in umetne inteligence se vsaka organizacija pomika k zniževanju stroškov z uporabo umetne inteligence. AIS je pripomogel k manjšemu ročnemu naporu in lahko isto operacijo izvede bolj stroškovno učinkovito.
- # 2 - Časovna učinkovitost - AIS je poslovnim organizacijam pomagal pri zmanjševanju časa, potrebnega za beleženje, razvrščanje in poročanje o kakršnih koli finančnih informacijah. AIS lahko z veliko manj truda in časa opravi veliko količino ročnega dela.
- # 3 - Enostaven dostop (prenosljivost) - Podatke, shranjene v AIS, je mogoče dobiti prek informacijskega sistema, povezanega z internetom, kjer koli in kadar koli. Kjer ročno pripravljenih knjig računov ni mogoče enostavno prenašati, lahko podatke AIS prenesemo.
- # 4 - Natančnost - Z vključitvijo AIS se zanesljivost podatkov poveča. Kot smo že v tem članku razpravljali, da AIS sledi vnaprej določenim navodilom. Zato je verjetnost informacij, ki so nagnjene k napakam, manjša, zato ima AIS dodatno prednost točnih podatkov.
Slabosti
- # 1 - Začetni stroški obročnega izobraževanja in usposabljanja - Čeprav smo razpravljali o tem, da je AIS stroškovno učinkovit, morda to ne bo natančno v primeru malih podjetij. Stroški začetne namestitve so lahko visoki in morda ne bodo imeli koristi za organizacijo.
- # 2 - Ročni poseg - Čeprav smo razpravljali o tem, da AIS zmanjšuje ročni poseg, istega ni mogoče odpraviti. AIS potrebuje ročno posredovanje v določenem trenutku, kar lahko povzroči neučinkovitost sistema.
- # 3 - Napake ni mogoče popolnoma odpraviti - razpravljali smo, AIS zmanjšuje možnosti za napake, vendar obstaja verjetnost napačnega kodiranja v programski opremi, kar lahko privede do rezultatov, nagnjenih k napakam. Tu je še vedno prisoten ročni poseg, ki lahko povzroči tudi napako.
- # 4 - Zaupnost - Čeprav smo razpravljali o prenosljivosti podatkov AIS, je lahko enako tudi katastrofalno za organizacijo, če takšne podatke vdrejo v krajo, tj. Vsiljivec lahko spremeni podatke ali pa razkrije občutljive finančne podatke.
- # 5 - Virus Attack - Vsi podatki, shranjeni na IS, so lahko okuženi z virusom, ki lahko privede do motenj in sprememb finančnih informacij, shranjenih v AIS.
Omejitve
- Stroški: Stroške AIS smo že obravnavali kot pomanjkljivost.
- Usposabljanje: Uporabnike je treba usposobiti za hranjenje, pridobivanje ali uporabo AIS na želeni način. Če se zadevna oseba ne usposobi dobro, lahko privede do netočnih priprave in predstavitve podatkov. Prav tako so v veliki organizaciji pogosti prenosi, napredovanja, odstopi, upokojitve. V vseh teh primerih je redno potrebno usposabljanje za zamenjave.
- Zastaranje : V dobi digitalizacije se tehnologija hitro spreminja. Traja le nekaj trenutkov, da tehnologija zastare. To ustvarja potrebe, da organizacija čim prej sprejme spremembe. V nasprotnem primeru lahko pride do podatkov, ki so nagnjeni k napakam.
Sprememba računovodskega informacijskega sistema (AIS)
V dobi hitro spreminjajoče se tehnologije in prilagajanja tehnološkemu napredku se v AIS dogajajo pomembne spremembe. Najnovejše spremembe vključujejo računalništvo v oblaku, računovodstvo v oblaku, računovodstvo v realnem času ali mobilno računovodstvo.
Zaradi tega je računovodstvo v primerjavi s starimi načini računovodstva veliko lažje in priročnejše. Napredovanje je doseglo raven, ki ne samo beleži, razvršča, analizira in poroča številke, temveč tudi napoveduje prihodnje trende, ki lahko pomagajo, da se dejansko stanje sooči z veliko pripravljenostjo.
Zaključek
Računovodski informacijski sistem (AIS) lahko opišemo kot dobro za vsako organizacijo, saj smo preučevali tako prednosti kot slabosti in omejitve AIS. Vendar je na splošno za organizacijo zelo koristno, da preide z ročnega računovodstva na računovodstvo na osnovi AIS. Za premagovanje različnih pomanjkljivosti, omejitev AIS obstaja programska oprema, ki zavaruje organizacijski AIS pred virusi, hekerji in drugimi napadi.
Umetna inteligenca, razširjena različica računovodskega informacijskega sistema (AIS), je že začela zmanjševati ročne posege in bo kmalu rasla z vratolomno hitrostjo.
