Pomen drobnega denarja
Drobna denarna sredstva pomenijo majhen znesek, ki se dodeli za plačilo majhnih stroškov, ki nastanejo v njegovem vsakodnevnem poslovanju, kadar ni smiselno izdati čeka in za upravljanje istih skrbnikov določi družba.
Vsaka organizacija potrebuje denar za vsakodnevne izdatke. Vsakega stroška ni mogoče plačati z bančnim čekom ali bančnim nakazilom. Majhne izdatke je treba poravnati samo z gotovino. Hkrati je treba malo prejemkov poravnati v gotovini, na primer prodaja odpadkov itd.
V skoraj vsaki organizaciji je drobni denar sestavni del računovodske funkcije in zanj večinoma skrbijo samo osebni računi.
Kako deluje drobni denar?
Petty Cash je majhna količina gotovine, ki jo je treba hraniti v pisarni za izkoriščanje majhnih dnevnih izdatkov. Osebo, ki ima denar v organizaciji, na splošno imenujemo blagajnik. Ista oseba je odgovorna za ustrezno računovodstvo vsake gotovinske transakcije, opravljene prek nje. Vse dohodke in odhodke, ki jih prek banke praktično ni mogoče poravnati, je treba poravnati le z gotovino (v sodobnem gospodarstvu ni menjalne transakcije).
Na splošno so naslednji odhodki plačani v gotovini;
- Vsakodnevni prigrizki, čaj za zaposlene;
- Povračila zaposlenih - občasna potovanja, druga povračila;
- Majhni bančni stroški - frankiranje, notar itd .;
- Za pošiljanje voščil ali sladkarij strankam ali strankam na Diwaliju ali drugih festivalih;
Nekaj dohodkov, ki jih je mogoče vzeti v denar;
- Prodaja odpadkov - majhni zneski za neorganizirane prodajalce.
- Prodaja starega časopisa itd.
Običajno organizacija oceni njihovo periodično potrebo po gotovini, tj. Tedensko ali mesečno, in v skladu s tem odobri omejitev, ki jo lahko banka občasno umakne za poravnavo denarnih stroškov. Omejitev posedovanja gotovine pri blagajni v nobenem trenutku ne sme preseči, kot je odobrilo vodstvo organizacije. Periodičnost umika iz banke se lahko razlikuje od organizacije do organizacije glede na njihovo zahtevo. Majhen trgovec potrebuje več gotovine namesto organizacije srednje ali večje velikosti, saj se mora več ukvarjati z neorganiziranim sektorjem, ki trguje samo z gotovino.
Za nemoteno transakcijo z gotovino so del transakcije tri osebe: pripravljavec (blagajna), avtoriser (višje vodstvo) in prejemnik (zahteva).
Petty Cash Format
Denarnega plačila ni mogoče dokazati, če se po poravnavi ustreznih dokazov ne poravna. Zato se za pripravo dokazov ustvari format kupona za denar, ki ga ob plačilu podpiše prejemnik gotovine. Vzorec kupona je kot spodaj;
Spodaj je primerek formata drobnih gotovin -
Zgornji bon vsebuje ime pripravljavca, pooblaščenca in prejemnika kupona, saj so vsi trije bistveni za dokazilo o plačilu.
Kako narediti Petty Cash Accounting?
# 1- Ustvarjanje
Sklad za drobni denar se ustvari z dvigom gotovine iz banke in predajo osebi, ki vzdržuje sklad. V manjši organizaciji je tudi znesek, prejet od dolžnika (v gotovini), del gotovine
Contra - Petty Cash A / c Dr. xxxx
V banko A / c xxxx
Potrdilo - Gotovina A / c Dr. xxxx
Dolžniku A / c xxxx
# 2 - Izplačilo
Vsako izplačilo se ne evidentira z vnosom v revijo, saj lahko pride do manjšega izplačila za majhne izdatke (tj. Nakup poštne znamke), namesto da se vpis v dnevnik opravi konec dneva ali po določenem obdobju za celotni izplačani znesek.
Plačilo - Skupna izplačila (stroški glede na glavo) A / c dr. Xxx
Petty Cash A / c xxx
Pripovedi vsebujejo skupno razdelitev gotovinskega plačila.
# 3 - Popolnitev
Če denarno stanje postane zelo nizko, se ga napolni s čekom.
Contra - Petty Cash A / c Dr. xxxx
V banko A / c xxxx
Primer obračunavanja drobnih denarnih sredstev
: XYZ LLP 1. aprila 2016 ustvari denarni sklad v višini 15.000 USD / -. Aprila 2016 so bila iz denarnega sklada izvedena naslednja izplačila:
Čaj in prigrizki 1.256 / -
Cestnina 2.450 / -
Tisk in poštnina 1.550 / -
Tovor 2.300 / -
Čiščenje in prašenje 1.000 / -
Pisarniški material 2.800 / -
Prenesite vnose v dnevnik za zgornjo transakcijo.
Rešitev:
1 Petty Cash A / c Dr 15.000
V gotovino pri banki 15.000
(Ker je bil ustvarjen denarni sklad Petty ali pa je bil znesek dvignjen iz banke za denarni sklad)
- Čaj in prigrizki 1.256
Davek na cestnino 2.450
Tisk in poštnina 1.550
Tovor 2.300
Čiščenje in prašenje 1.000
Pisarniški material 2.800
Za Petty Cash A / C 11.356
(Izplačilo iz blagajniškega sklada)
Vnos v dnevnik za prejemke blagajne:
Petty Cash A / c Dr. xxx
Na prodaj odpadkov ali novic xxx
(Biti gotovina, prejeta v prodaji odpadkov / novic)
Kako napolniti drobno gotovinsko stanje?
Preostali denarni saldo se občasno dopolni, da se prilagodi nadaljnjim denarnim izdatkom. Vendar je način dopolnitve najbolj opazen in je odvisen od blagajnika in njegovega pooblaščenca. Na njem so lahko navodila najvišjega vodstva, vendar v odsotnosti takšnih navodil blagajnik po potrebi napolni svoj gotovinski saldo. Obstaja malo metod, ki bi lahko na en ali dva načina pomagale upravi ali pooblaščencu;
# 1 - Petty Cash priplava
Kadar organizacija vadi, da uporablja fiksni plovec za gotovino, kot želi organizacija, denar ne sme pasti pod raven in mora biti v razponu, znesek dopolnitve pa bo vedno ostal enak. V trenutku, ko se gotovina dotakne spodnjega konca tehtnice, sproži blagajnik in poda zahtevo za dvig iz banke. Če je na primer plavajoča raven znašala 20.000 USD / - in je bila porabljena 14.000 USD / -, preostalo denarno stanje znaša 6.000 USD / - in 14.000 USD / - je potrebno, da se stanje uravnoteži na ravni 20.000 USD / -. Tu je 6.000 USD / - spodnji del, znesek dviga pa mora biti vedno samo 14.000 USD / -.
Ta praksa beleži vsa plačila, opravljena od zadnjega dopolnjevanja, kot podlago za zahtevo naslednjega dopolnitve pri pooblaščencu. Uporaba te metode podpisnikom pomaga vedeti, za koliko so porabili znesek, preden dvignejo več gotovine iz banke.
Obseg gotovine, ki jo ima računovodja v določenem trenutku, določi in odobri vodstvo podjetja.
# 2 - Drobnina po potrebi
Le malo malih podjetij sprejme politiko, ki ima za posledico najnižje stanje gotovine pri podjetju, saj dvignejo le, kadar je to potrebno. Podjetje ima na primer politiko, da zaposlenim povrne denar vsak teden, zato je podjetje vsak teden vedelo, koliko gotovine je potrebno in ta znesek samo podjetje dvigne.
Ta pristop zmanjšuje tveganje in ker pri podjetju skoraj ne bo gotovinskega salda, se je mogoče izogniti le malo stroškom v zvezi z zavarovanjem in zaščito denarja.
# 3 - Neorganizirano upravljanje z drobnimi gotovinami
V zaprtih podjetjih, kjer lastniki, ki so neposredno vključeni v vsakodnevno poslovanje, uporabljajo ta pristop, medtem ko narekujejo način dviga zneska iz banke. Za dvig zneska ni nobene formalne politike in ni omejitve glede posedovanja gotovine. Poleg tega ni formalne politike tudi glede gotovine, saj lastniki organizacije to skrbno pregledujejo.
Z vidika nadzora in tveganja je manj tvegano, saj ga strogo nadzoruje samo lastnik. S političnega in računovodskega vidika je neformalen in se mu je treba izogniti.
Najboljša politika - Od zgornjih treh pravilnikov računovodje po vsem svetu uporabljajo in cenijo float up, saj zagotavlja fleksibilnost in nadzor nad gotovinsko transakcijo.
