Kaj je knjigovodstvo v Excelu?
Knjigovodstvo v Excelu pomeni evidentiranje vsakodnevnih finančnih transakcij podjetja, kot so nakup, prodaja, plačila, prejemki in odhodki v Excelovi predlogi. Za snemanje transakcij v excel je najprej treba nastaviti / prilagoditi excel po zahtevah, nato pa v to predlogo zabeležiti vsakodnevno transakcijo in jo shraniti v svoj računalnik.
Enostavno knjigovodstvo v Excelu
V sistemu enotnega vnosa bo zabeležena samo ena stran transakcije, učinek teh transakcij pa bo samo na enem mestu. Medtem ko bo v sistemu dvojnega knjigovodstva vsaka transakcija evidentirana z bremenitvijo in dobroimetjem, kar bo vplivalo na dva računa.
V sistemu enotnega vnosa bodo transakcije evidentirane ob upoštevanju cilja in rezultata transakcij. Pri knjigovodstvu z enim vnosom bo glavni poudarek namenjen denarnim prejemkom in gotovinskim plačilom, ne pa evidentiranju vseh odhodkov in prihodkov ali sredstev in obveznosti.
Kako ustvariti knjigovodstvo v Excelu
1. korak: Pripravite predlogo excel za snemanje transakcije v skladu z zahtevo, medtem ko pripravljate subjekt, ki lahko uporabi računovodske strokovnjake.
2. korak: Pripravite kontni načrt za beleženje in kategorizacijo transakcij glede na naravo posla. Na splošno je kontni načrt razdeljen na tri kategorije, ki so:
- Dohodek: za evidentiranje denarja, ki prihaja v posel.
- Stroški: Za evidentiranje denarja, ki odhaja ali posluje.
- Stroški prodanega blaga: Denar, porabljen za ustvarjanje končnega blaga.
Spodaj je vzorčni grafikon računov:
3. korak: S pomočjo kontnega načrta pripravite izkaze poslovnega izida, da ugotovite bruto dobiček in čisti dobiček v obdobju. Za mesečni izkaz poslovnega izida bo pripravljenih 12 izkazov poslovnega izida, po tem pa en letni obračun izkaza poslovnega izida z združitvijo vseh 12 obračunov izkazov poslovnega izida. Tok izkaza poslovnega izida bo potekal spodaj:
Korak # 4: Pripravite en excel list, na katerem so vsi računi št. bo zapisan tako, da bo lahko sled, kateri račun je bil plačan ali kateri računi čakajo na plačilo.
5. korak: Pripravite izkaze denarnih tokov za ugotavljanje denarnega stanja podjetja.
6. korak: Po pripravi vseh zgornjih listov excel shranite datoteko na varno mesto tako, da v mapo navedete pravilno ime. To datoteko lahko zaščitimo tudi z geslom.
Primer knjigovodstva v Excelu
Spodaj je knjigovodska knjiga za april od 18 do junij 18, ki se vodi v preglednici excel, kjer so bili zabeleženi prilivi in odlivi denarja z uporabo enoknjižnega knjigovodstva.
Na dan 01.04.2018 Otvoritveno stanje gotovine in banke znaša 1000 USD po seštevanju in odštevanju prihodkov in odhodkov v obdobju, bomo dobili zaključno stanje v višini 2564 USD.
Prednosti
Nekaj prednosti je:
- Knjigovodstvo v predlogi excel ne zahteva posebne računovodske spretnosti; zato je enostavno voditi evidenco transakcij.
- Je cenejša, ker je preglednica excel na voljo v vseh računalnikih / prenosnikih; zato ni treba kupiti nobene računovodske programske opreme.
- Excel ima različne funkcije, ki pomagajo pri enostavnem zapisovanju transakcij, kot so seštevanje, množenje, VLOOKUP, vrtilna tabela, makri.
- Excel pomaga pri pripravi različnih grafičnih predstavitev, kot so grafikoni, stolpci, pita ali številni drugi.
- Do njega lahko dostopa več uporabnikov v pisarni, tako da excel list deli samo v berljivem načinu, v katerem lahko edini spreminja podatke na Excelovem listu, drugi pa si jih lahko samo ogledajo.
Slabosti
Spodaj so slabosti:
- V Excelu lahko uporabniki knjigovodskih podatkov podatke pripravijo na zahtevo, pri pripravi in predstavitvi podatkov vodstvu pa je lahko pristranski.
- Vnesti morate pravilno formulo, ker bo v Excelu formula vnesena ročno. Če je v formuli kakšna napaka, se bo rezultat spremenil in to bo vplivalo na odločanje.
- Excel-ovo knjigovodstvo je manj varno kot vzdrževanje podatkov v računovodski programski opremi in hekerji ga zlahka vdrejo, v organizaciji pa lahko do podatkov dostopa tudi vsakdo.
- Če v Excel vnesemo veliko količino podatkov, ni koristno in dolgotrajno.
- V Excelu ni mogoče samodejno uvoziti podatkov iz bančne programske opreme ali druge programske opreme, kot je druga računovodska programska oprema, kar nam omogoča samodejni uvoz podatkov iz druge programske opreme.
Zaključek
Knjigovodstvo v Excelovem listu je koristno za tiste organizacije, ki so v začetni fazi poslovanja in ne želijo povečati svojih stroškov z zaposlovanjem usposobljene delovne sile in nakupom računovodske programske opreme. V primerjavi z beleženjem transakcij v računovodski programski opremi je enostavno voditi računovodske transakcije v excel. Kljub temu je hkrati manj varen in ni uporaben za veliko število transakcij, verjetnosti napak pa so zelo velike.
