Kaj je sprava?
Usklajevanje je praksa usklajevanja stanja na računih, da se ugotovijo kakršna koli finančna neskladja, neskladja, opustitve in celo prevare. Vsaka transakcija se v poslovnih knjigah evidentira na dveh računih (bremenitev na enem in dobroimetje na drugem). Zato uskladitev na koncu katerega koli obračunskega obdobja vključuje usklajevanje stanj in zagotavljanje, da so bremenitve (dobropisi) z enega računa za eno transakcijo enake kot dobropisi (obremenitve) na drug račun za isto transakcijo.
Uskladitev se lahko izvede tudi za usklajevanje stanja med notranjimi in zunanjimi računi. Podjetje lahko na primer uskladi bančne transakcije, zabeležene v njegovih knjigah, in transakcije, zabeležene na koncu banke, da ugotovi neskladja. Na osebni ravni lahko nekdo spremlja porabo svoje kreditne kartice in se ujema z bančnim izpiskom, da razume razlike v računu.
Primer sprave
- Ob predpostavki, da podjetje usklajuje bančne transakcije v svojih knjigah z bančnimi izpiski. Podjetje to vajo izvaja konec meseca. Ugotovilo je, da ček, izdan 31. v mesecu, ni bil bremenjen iz stanja na banki, banka pa je od stanja odštela nekatere stroške, ki niso bili zabeleženi v poslovnih knjigah družbe.
- Tu se stanja v knjigah podjetja in knjigi banke ne ujemajo, vpisi pa morajo biti opravljeni / popravljeni, da odražajo pravo stanje na računih. Družba bo v svojih knjigah prepoznala bančne stroške, stanje na banki pa bo prilagojeno, da bo odražalo natančno sliko na računih.
Proces sprave
Postopek splošne sprave je naslednji:
# 1 - Primerjajte stanje na enem računu z drugim
V tem prvem koraku se obremenitve in dobropisi uskladijo, da se zagotovi skladnost stanj. Na primer, ko podjetje plača najemnino, bremeni račun za najemnino in knjiži v dobro denar ali račun za plačilo najemnine. Na datum uskladitve bi se morale vse obremenitve najemnine ujemati s dobropisi na gotovinskem računu in plačilnim računom najemnine, povezane s stroški najemnine.
# 2 - Preverite vnose v obeh računih
Če v prvem koraku ugotovimo neskladje, mora računovodja preveriti transakcijo računa za transakcijo, da ugotovi, kateri vnosi povzročajo neskladje. Razlike bi lahko nastale predvsem zaradi tipkarskih napak, bremenitve namesto kreditiranja računov, posredovanja vnosov na napačnih računih, nebeleženja vnosov v enem računu itd.
# 3 - Popravite napačne vnose
Ko računovodja ugotovi, kateri vpisi povzročajo neskladje, jih je mogoče analizirati in popraviti, da odražajo prava stanja.
# 4 - Spet uravnotežite račune
Ko so popravki opravljeni, je treba ponovno natančno preveriti neusklajenosti končnih bilanc. Ker lahko podjetje v določenem obdobju opravi ogromno transakcij, postopek usklajevanja večinoma ni mogoč ročno. Običajno se to uporablja z računovodsko programsko opremo, ki vrže napake, da jih računovodje preverijo.
Vrste sprave
Obstaja pet glavnih vrst sprave:
- # 1 - Usklajevanje bank - Transakcije na bančnih izpiskih se uskladijo z evidentiranimi transakcijami, povezanimi z gotovino, v poslovnih knjigah podjetja.
- # 2 - Usklajevanje strank - Stanja strank v poslovnih knjigah podjetja se ujemajo s stanjem v poslovnih knjigah posameznih strank.
- # 3 - Uskladitev dobaviteljev - Stanja dobaviteljev v poslovnih knjigah podjetja se ujemajo s stanjem v knjigah posameznih prodajalcev.
- # 4 - Usklajevanje med podjetji - Stanja v poslovnih knjigah do odvisne družbe so usklajena s stanji do staršev v poslovnih knjigah odvisne družbe
- # 5 - Usklajevanje za posamezno podjetje - Usklajevanje je značilno za naravo poslovne dejavnosti, ki jo podjetje izvaja.
Metode sprave
Uskladitev lahko izvedemo po dveh metodah, kot je opisano spodaj:
# 1 - Pregled dokumenta
To je formalni postopek sprave in ga pogosto spremljajo. Po tej metodi se preverijo vsi računi, da se zagotovi, da so evidentirani in porabljeni zneski enaki. Ta metoda običajno uporablja računovodsko programsko opremo in opravi izčrpen podroben pregled.
# 2 - Pregled Analytics
Pri tej metodi se stanja obravnavajo posamično in primerjajo s tem, kaj morajo temeljiti na določenem parametru. Najvidnejši parameter bi lahko bili zgodovinski trendi in dejavnosti. Na primer, med pregledovanjem seznama transakcij je računovodja ugotovil, da so stroški, kot je najemnina, desetkrat večji kot v prejšnjih letih. To bo zahtevalo podrobnejši nadzor računov.
Prednosti
- Usklajevanje pomaga najti netočne računovodske postavke, vključno z neustreznimi obravnavami računovodskih postavk
- Pomaga pri iskanju napak zaradi opustitve in zagonu ter jih takoj odpravi
- Podjetjem pomaga, da se izognejo negativnemu mnenju revizorjev, kar je mogoče, če ne dobijo pravih odgovorov za neusklajenost
- Podjetjem pomaga, da ostanejo sinhronizirane z računovodskimi praksami, ki jih določajo regulativni organi
- Pomaga pri usklajevanju transakcij iz njegovega vira
- Pomaga pri odkrivanju goljufij znotraj podjetja ali zunanjih transakcij, pri katerih je podjetje vpleteno
- Pomaga pri izpolnjevanju računovodskih evidenc, saj prinaša manjkajoče podatke in dokazila
- Pomaga lahko pri bolje obveščenih poslovnih odločitvah, saj omogoča bolj zanesljive račune in brez napak.
Zaključek
- Podjetja se zanašajo na finančne informacije, ki so predstavljene voditeljem, zato je ključnega pomena, da so te informacije brez napak. Če jim voditelji predložijo informacije brez napak, se lahko odločijo z zaupanjem.
- Sprava pomaga računovodskemu osebju, da izloči napake iz računovodskih izkazov, ki jih lahko nato predloži zainteresiranim stranem v odločanje. Kot smo že omenili, je sprava nujen postopek, ki mu morajo slediti vse majhne in velike organizacije.
- Za organizacije je bistvenega pomena, da se spravljajo pogosto, časovno omejeno, in zagotovijo, da ljudje, ki opravljajo spravo, niso isti ljudje, ki so najprej pripravili računovodske izkaze, da bi se izognili navzkrižju interesov.
