Kaj so evidence plač?
Evidenco plač lahko definiramo kot seznam vseh zaposlenih v tem podjetju, v katerem so zabeležene vse informacije v zvezi s plačili zaposlenim, do katerih so upravičeni, na primer plače, plače, bonusi, davki itd. V vsakem intervalu je mogoče pravilno izslediti vsa plačila, ki so bila izplačana zaposlenim z vidika delodajalca, in če pride do odstopanja, bi bilo to mogoče enostavno evidentirati iz evidence.
Pojasnilo
Zapisi o izplačanih plačah predstavljajo vse in vse, kar je povezano z informacijami o zaposlenih v podjetju. Prikazuje znesek, za katerega so zaposleni plačani v posameznem obdobju. Čas se razlikuje od podjetja do podjetja. Lahko je dnevno, tedensko, dvotedensko, polmesečno, mesečno ali katero koli časovno obdobje, ki ustreza plačilni dobi podjetja.
Katere informacije so vključene v evidenco plač?
- Najpomembnejši podatek je bruto plača, ki je glavni znesek v roki, prikazan najprej, preden od njega odbitek. Bruto plača se izračuna tako, da se urna postavka pomnoži s številom opravljenih dni.
- Naslednji podatki bi bili odbitki, ki sta dve vrsti, kot so obvezni odbitki in prostovoljni odbitki. Obstaja več davkov, kot so davek na zaposlene, prispevek skrbniškega sklada iz dela zaposlenega itd.
- Zadnja je neto plača, ki je končni znesek po izvedbi vseh odbitkov, pripisanih na račun zaposlenega.
Kako pridobiti evidenco plač?
Zaposlen lahko vedno pridobi svojo evidenco plač tako, da od delodajalca zahteva bodisi pisno / ustno, da mu posreduje podatke o plačilnih listah. Delodajalec se mora na prošnjo osebja odzvati, podrobnosti pa mu mora sporočiti v predpisanem roku od datuma prejema zahteve. Vendar mora delodajalec na zahtevo zaposlenega za evidenco plač odgovoriti običajno v 21 dneh.
Kako dolgo hraniti potrjene evidence plač?
Potrjeni evidenčni seznam plač mora delodajalec hraniti najmanj tri leta v skladu z Zakonom o poštenih delovnih standardih (FLSA) z drugo dokumentacijo, kot je evidenca prodaje in nabave itd. Evidence, na katerih je evidentiran izračun plače, naj se hranijo dve leti , tj. časovne kartice, tabele stopenj plač, delo, časovni razpored in različni drugi zapisi o seštevanju in odštevanju plač.
Te evidence bi morale biti na vpogled pristojnemu oddelku, ki lahko od delodajalca zahteva, da naredi potrebne spremembe. Te evidence je treba hraniti v Centralnem uradu za evidence / na delovnem mestu.
Prednosti
- Sistem nam omogoča enostavne izračune, zaradi katerih je celoten plačni mehanizem zelo luciden.
- To olajša natančnost, tako da je mogoče izplačati pravi znesek, in ne bo povzročilo nadaljnjih neskladnosti.
- Računalniški sistem obračuna plač zmanjša verjetnost napak in olajša pretok podatkov in informacij, ki jim je mogoče zaupati in jih ponovno uporabiti.
- Ta sistem ima ustrezno strukturo za odbitke in izplačila, ki so samodejno nastavljena v evidenci za izračun plač.
- To lahko obravnavamo kot varno varnostno kopijo in vse zahtevane informacije za nazaj; potem so lahko zapisi koristni.
- Vodenje evidenc plačnega sistema ponovno vzbuja prepričanje zaposlenih, da se za njihov zaslužek vzdržuje ustrezna organizirana in dokumentirana oblika in za kakršen koli odbitek bo prikazan ustrezen dokaz. Če bo zaposleni v prihodnosti zahteval evidenco plač, mu bo podjetje lahko predložilo ustrezne varnostne kopije, ki so jim na voljo.
- Ta sistem je zelo stroškovno učinkovit mehanizem, s pomočjo katerega je mogoče izslediti vsak peni, plačan / odštet zaposlenemu. Sistem vrne organizaciji v smislu pravilnega vzdrževanja podatkov in preprečevanja morebitnih težav v prihodnosti.
- Ker je sistem od prejšnje točke zelo stroškovno učinkovit, prihrani čas v veliki meri, ker ne dopušča nobenih neskladij in preprečuje podvajanje dela. Za vsako določeno obdobje intervala pravilni podatki omogočajo organizaciji brezskrbno prihodnost dela.
- V primeru kakršnega koli inšpekcijskega pregleda / revizije / preverjanja preteklosti, če kateri koli organ zahteva kakršne koli kadrovske evidence, je to lahko dokaz. Ne bo le rešitelj za dobro vzdrževan sistem, temveč bo vplival tudi na dobro ime podjetja.
- To je lahko glavno orodje za napovedovanje podjetja. Večji del dobička podjetja gre za izplačila plač zaposlenim. Če je mogoče predvideti predvideni proračun za prihodnje časovno obdobje, je to lahko odlično orodje za napovedovanje prihodnjih stroškov in proračunov za podjetje.
- Organizacija lahko dobro načrtuje svoje stroške in nato ustrezno oblikuje rezerve / naložbe.
Slabosti
- Podatki in informacije, ki jih hrani evidenca plač, so lahko ogroženi zaradi varnosti podatkov, kraje ali uhajanja podatkov. Občutljive informacije lahko odpremo, če niso dobro zaščitene.
- Druga pomanjkljivost so lahko kibernetske prevare, ki so danes zelo pogoste. Rivalstvo med podjetji je lahko glavni vir te težave.
- Dostop / nadzor informacij ni mogoč vsem. Informacije mora poznati samo odgovorna oseba v evidenci plač. Oseba mora biti dovolj zaupanja vredna, da ne bo razkrivala občutljivih podatkov podjetja.
- Zadnja, a ne najmanj slaba stran so lahko povezani stroški. Programska oprema, usposobljeni operater in infrastruktura, potrebni za vzpostavitev sistema evidentiranja plač, so ogromni, kar lahko ovira nekaj organizacij.
