Funkcija samodejnega shranjevanja v Excelu
Samodejno shranjevanje v Excelu je funkcija / naprava, ki se uporablja za samodejno shranjevanje sprememb ali napredka dela. To nam bo pomagalo zmanjšati vpliv tveganja izgube podatkov v primeru kakršne koli nesreče v sistemu. To funkcijo lahko najdemo na zavihku z možnostmi pod razdelkom za shranjevanje, če vnesemo čas, saj bo 5 minut excel samodejno shranil naše delovne zvezke vsakih pet minut.
Kako vklopiti samodejno shranjevanje v Excelu? (Korak za korakom)
Običajno je samodejno shranjevanje v Excelu privzeto omogočeno. Poglejmo, kako v Excelu vklopite možnosti samodejnega shranjevanja.
- Korak -1: Pojdite v meni »Datoteka«. Kliknite "Možnosti"
- Korak -2: Excel možnosti se bodo pojavile s številnimi možnostmi za upravljanje po naši potrebi. Kliknite možnost »Shrani« - s tem bomo prilagodili shranjene delovne zvezke.
- 3. korak - V tem oknu lahko vidimo, da je omogočena možnost »Shrani podatke o samodejnem obnavljanju vsakih -__ minut«. Tukaj sporočamo Excelu, da shrani delovni zvezek za vsakih n minut (n je lahko poljubno število, ki predstavlja število minut brez časa). Excel bo privzeto potreboval 10 minut, da izvede samodejno obnovo, vendar lahko ta čas spremenimo v skladu z našimi zahtevami, na primer 1,2,3 minute.
- Korak 4 - Če jo omogočite in je ne morete shraniti, bo shranjena na tej poti » C: Users aa AppData Roaming Microsoft Excel « (ta pot se za vsakogar razlikuje, saj je njihova obnovitev
odlična lokacija samodejnega shranjevanja bo drugačna. Zahtevam, da vsi preverijo to lokacijo samodejnega shranjevanja v Excelovih možnostih - Shrani.
Mapo lahko spremenimo tudi tako, da shranimo varnostne kopije, tako da vnesemo drugo pot v »Mesto datoteke AutoRecover«.
- 5. korak - Ko samodejno shranjujemo delovne zvezke, lahko izberemo določeno obliko, tako da jo izberemo s seznama oblik Excel, ki so na voljo.
Privzeto bi bila oblika »Excelov delovni zvezek (* xlsx).«, Saj jo je uporabljala večina uporabnikov. In tudi, poskrbite, da bomo vklopili možnost »Obdrži zadnjo samodejno shranjeno različico excela, če zaprem brez shranjevanja«.
- 6. korak - Prav tako se lahko izognemo shranjevanju delovnih zvezkov v enem pogonu tako, da omogočimo možnost »Privzeto shrani v računalnik«, kot sledi:
Do zdaj smo se naučili, kako v Excelu vklopiti samodejno shranjevanje, čas za redno izvajanje naloge in številne druge funkcije, ki smo jih dobili.
Kako obnoviti samodejno shranjeno datoteko?
Zdaj pa poglejmo, kako obnoviti datoteko, ki se samodejno shrani. Kot lahko opazite, pot do datoteke, ki smo jo navedli na mestu »Samodejno obnovi datoteko«, kopira pot.
1. korak - Zdaj odprite Microsoft Explorer; na vrh vrstice bi morali prilepiti pot, ki smo jo kopirali iz "lokacije datoteke AutoRecover" in nato pritisniti ENTER.
- 2. korak - Prikaže se okno z datotekami in mapami, ki so samodejno obnovljene. V tem oknu lahko kliknemo datoteko, ki jo želimo obnoviti, nato pa lahko obdržite spremembe in shranite delovni zvezek z novim imenom. Ko vnesete pot, se odpre spodnje okno.
Od tu lahko obnovimo datoteke, ki niso shranjene, in naše delo in čas ne mineta zaman, če omogočimo samodejno shranjevanje v Excelu.
Kako vklopiti samodejno shranjevanje s programom Visual Basic (VBA)
Poglejmo, kako nam bo koda z uporabo Excel Macro pomagala pri samodejnem shranjevanju v Excelovem delovnem zvezku.
- 1. korak - Odprite »Visual Basic Editor« na zavihku Developer v Excelu, kot je prikazano spodaj.
- Korak 2- Ko kliknemo na "Visual Basic", si lahko predstavljamo, kako se pojavlja urejevalnik VBA. Tu moramo napisati kodo za izvedbo samodejnega shranjevanja.
- 3. korak - Tu ne bomo ustvarili nobenega modula za izvajanje naše operacije, saj gre za »dogodek«, kjer bomo napisali makro. Dogodek je nekaj takega, če odpremo delovni zvezek, potem se bo obravnaval kot dogodek; podobno, če smo spremenili delovni zvezek, potem je to tudi dogodek, zaprtje delovnega zvezka je tudi dogodek itd.
- 4. korak - Pri operaciji samodejnega shranjevanja predpostavljamo, da je »zaprtje delovnega zvezka« dogodek. Odprite “ThisWorkbook”, ki je na naši levi strani, in začnite pisati makro.
- 5. korak - Ko odpremo »Ta delovni zvezek«, lahko vidimo »Splošno« in ga spremenimo v »Delovni zvezek«, kot sledi.
- 6. korak - Ko preidemo v delovni zvezek, ima možnost, da v dogodek »Workbook_Open ()« napišem makro. Obstaja seznam deklaracij, s katerimi lahko na desni strani ustvarimo dogodek. Tu bomo opravili nalogo za samodejno shranjevanje v Excelu, zato moramo dogodek spremeniti v »Beforclose«.
- 7. korak - izberite »BeforeClose« in začnite pisati kodo za samodejno shranjevanje v Excelu.
- Korak 8 - »ThisWorkbook.Save« bo samodejno shranil delovni zvezek in ga shranil kot delovni zvezek z omogočeno makro za zagon kode, kot je prikazano spodaj:
- 9. korak - shranite ta delovni zvezek kot makro omogočen in zaprite delovni zvezek. Potem lahko opazimo, da se opozorilo na zaslonu s prošnjo za shranjevanje ali ne shrani ne bo pojavilo, vendar se bo pojavilo drugo opozorilo, kot je spodaj:
10. korak - Ko kliknete V redu, se bo delovni zvezek s spremembami samodejno shranil. To opozorilo lahko onemogočimo tudi z uporabo neke kode v VBA, ki samodejno shrani delovni zvezek na preprost način.
Poglejmo, kako deluje:
Ta opozorilna sporočila bodo prišla prek aplikacije, zato vzamemo »Application.DisplayAlerts = False«. To pomeni, da se nobeno opozorilo na zaslonu ne bo pojavilo, ko bo ta vrstica vključena v kodo. Pomembno pa je tudi, da vključite vrstico »Application.DisplayAlerts = True«, saj to pomaga, ko nekaj pomembnega prikaže opozorilo, da se bo pojavilo.
Zdaj poskusite spremeniti in zapreti delovni zvezek, opazimo lahko, da se nobeno opozorilo na zaslonu ne bo pojavilo, vendar se bodo spremembe shranile. Ta operacija nam bo pomagala shraniti delo, čeprav delovno knjigo nepričakovano zapremo, ne da bi jo shranili.
Stvari, ki si jih je treba zapomniti
- Samodejno shranjevanje v Excelu je čudovita funkcija, ki prihrani čas in podatke tako, da jih redno shranjuje.
- Ko enkrat omogočimo samodejno shranjevanje v Excelu, se ne moremo zapreti brez shranjevanja, kar lahko zavede, čeprav podatkov ne želimo shraniti.
- Vedno spremlja delo uporabnika in posodablja spremembe vsebine, da deli točko ali en pogon.
- Omogoča tudi več osebam, da hkrati urejajo dokument.
