Kaj je računovodski sistem?
Računovodski sistem je sistem, ki ga podjetja izvajajo za beleženje finančnih informacij, vključno z dohodki, odhodki in drugimi računovodskimi transakcijami, in je pomembno orodje, ki spremlja in spremlja uspešnost podjetja ter zagotavlja nemoteno poslovanje.
Lastnosti
Spodaj so opisane funkcije, ki bi jih moral imeti računovodski sistem.
# 1 - Zanesljivost
Predložene informacije bi morale biti zanesljive. To je bistvena značilnost. Če podatki, vneseni v ta sistem, niso verodostojni, potem tudi rezultati niso zanesljivi. Torej ne bo mogoče pravilno oceniti možnosti podjetja, če ta ni zanesljiva.
# 2 - Enostaven za razumevanje
Ne sme vključevati zapletenih formul in mora biti enostaven za uporabo. Če je zapleten, se lahko računovodja, ki ga bo obravnaval, zmede in naredi napake. Preprosto bi bilo treba razumeti, kje točno transakcija zadeva in kakšen učinek bo imela transakcija v računovodskih izkazih.
# 3 - Primerljivost
Računovodski izkazi, ki jih pripravi en računovodski sistem, bi morali biti podobni tistim, ki jih pripravijo drugi računovodski sistemi, kar bi povzročilo "primerjavo jabolk z jabolki". Metodologije za izračun bi morale biti v skladu z industrijskimi standardi, da bi množice lahko razumele računovodske izkaze.
# 4 - Najnovejša programska oprema
Ta sistem bi se moral biti sposoben samodejno razvijati v vedno večjem finančnem svetu. Zato je treba uporabiti najnovejšo programsko opremo, ki se samodejno posodablja. V današnjem svetu gre vse avtomatizirano, zato bi se moral ta sistem temu prilagoditi.
# 5 - enostaven za uporabo
Računovodski sistemi naj bodo enostavni za uporabo; ne bi smelo biti, da mora zaposleni opraviti strogo usposabljanje, da bi razumel sistem. Ko ga vsi zlahka razumejo, lahko ideje za nadgradnjo prinese le vsak. Grafikone in izjave bi bilo treba enostavno ustvariti.
Vrste računovodskih sistemov
Imata dve vrsti -
# 1 - Enkratni vnos
To je neformalen način vodenja evidence o finančnih transakcijah. Tu ločeni računi niso odprti. Zabeležijo se samo odhodki in dohodki, ko in ko se zgodijo. Iz sistema enotnega vnosa torej ni mogoče pripraviti diagramov in drugih računovodskih izkazov. Single Entry večinoma vzdržujejo mala podjetja, saj nimajo strokovnega znanja, da bi sledili najnovejšim sistemom, in ga organi niso sprejeli za davčno poročanje.
# 2 - dvojni vstop
Double Entry je natančen in ga uporabljajo vse večje organizacije po vsem svetu. Tu so transakcije združene v ločenih računih in vsaka transakcija ima dve nogi, ki vplivata na različne račune. Napake je torej enostavno najti, saj ima vsaka transakcija dve nogi, zato se lahko zgodi, da je druga noga pravilna in revizor od tam dobi sprožilec.
Kako deluje?
1. korak: Kadar se zgodi katera koli transakcija, na primer prodaja, nakup, stroški ali kakršna koli vrsta transakcije, se ta transakcija zabeleži v ustrezne dnevnike. Torej je to prvi vnos v tem sistemu.
2. korak: Ker so vsi računovodski sistemi zdaj računalniško podprti, se vsakič, ko objavite dnevnik, izvede ustrezen vnos v pravilno knjigo računa.
3. korak: Na koncu obdobja izračuna stanje vsake knjige in v skladu s tem pripravi računovodske izkaze, kot so bilance stanja, denarni tokovi itd.
Primeri računovodskega sistema
Vsako podjetje ima različne vrste sistemov, ki služijo svojemu namenu.
Primer # 1 - Maloprodaja
Trgovci na drobno se ukvarjajo z nakupom in prodajo blaga. Njihov računovodski sistem naj bo torej osredotočen na raven zalog in koliko popustov dobivajo ali dajejo. Celoten sistem mora torej temeljiti na različnih izdelkih in na tem, koliko je plačljivih ali terjatev. Pomagal bi jim pri razmerjih, kot so bruto stopnja dobička, marža čistega dobička in drugi ukrepi, ki jih potrebujejo pri svojem poslovanju.
2. primer - izvajalec
Najpomembnejši dejavnik pri gradnji so materialni stroški. Zato bi moral biti ta sistem bolj dovršen glede različnih vrst surovin. Sistem bi moral biti sposoben metati različna razmerja, kar kaže na gibanje stroškov.
Komponente
Obstajajo štiri komponente računovodskega sistema. Sestavni deli so faze, ki pomagajo transakciji od snemanja do končne dostave.
# 1 - Vhodne naprave
To so orodja, ki pomagajo pri beleženju transakcije v tem sistemu. Primarne vhodne naprave so tipkovnice, snemalniki glasovnih pomočnikov, črtne kode, optični bralniki itd. Tako s pomočjo zgoraj omenjenih naprav v sistem vnesemo eno transakcijo.
# 2 - Procesor
Po vstavitvi informacij sistem pobere podatke in jih po potrebi usmeri v pravilno knjigo, dnevnik ali druge karte. Ta dejavnost se imenuje obdelava informacij.
# 3 - Shramba
Ko so podatki usmerjeni v določeno knjigo, mora ta sistem tam shraniti podatke. Zato bo sistem za izvajanje te naloge potreboval pomoč skladišč.
# 4 - Izhod
Ko so informacije razvrščene in pripravljene končne izjave, bo ta sistem potreboval naprave, ki bodo pomagale pri izhodu informacij. Ta postopek torej poteka s pomočjo monitorja, tiskalnika, projektorja ali drugih naprav.
Prednosti
- Sistematično vodenje evidenc o finančnih transakcijah pomaga pri pripravi grafikonov in drugih rezultatov, koristnih za sprejemanje ekonomskih odločitev.
- Pomaga pri prepoznavanju računovodskih prevar in opustitev.
- Pripravljeni računovodski izkazi pomagajo pri davčnih in drugih revizijskih namenih.
Zaključek
Računovodski sistem pomaga sistematično evidentirati finančne transakcije. To je potrebno za pripravo računovodskih izkazov, ki jih oblasti uporabljajo za davčne namene in vlagatelji za sprejemanje utemeljenih odločitev. Razmerja in grafikoni se enostavno izračunajo s pomočjo ustreznega sistema.
