Kaj je upravljanje z izjemami?
Izjemno upravljanje je strategija poslovnega upravljanja, ki določa, da bi morali menedžerji in nadzorniki preučevati, preiskovati in razvijati rešitve samo za tista vprašanja, pri katerih obstaja odstopanje od zastavljenih standardov, norm, poslovnih praks ali drugih finančnih ciljev, kot so odstopanje dobička, vprašanja kakovosti, vprašanja infrastrukture itd., namesto da bi preučevali in se ukvarjali z vsako rutinsko poslovno dejavnostjo.
Pojasnilo
Izjemno upravljanje je sistem opazovanja in poročanja o situaciji vodstvu le, če dejansko obstaja potreba po osebju na vodstveni ravni. Osnovni namen je izkoristiti čas upravljanja na najučinkovitejši in najboljši možen način, tako da jih vključimo le, kadar gre za pomembno odstopanje od običajnih ali običajnih poslovnih rezultatov.
Posledično bodo imeli več časa, da preučijo pomembno zadevo, ki vključuje večje razlike, in lahko dajo vse od sebe, da natančno prilagodijo težavo, medtem ko lahko druge manjše zadeve obravnava neposredno osebje nižje stopnje. Vodstvu pomaga odkriti in odpraviti ovire, pri katerih je treba sprejeti odločitve, ter sprejeti najustreznejše ukrepe. V tem sistemu je vodstvu zagotovljeno jedrnato, nespremenjeno primerjalno popolno podrobno poročilo, ki zajema vse glavne vidike vprašanja.
Kako deluje?
Upravljanje z izjemami deluje v naslednjih fazah -
# 1 - Faza merjenja
V tem prvem koraku vodenja izjemoma se zbirajo in ocenjujejo podatki o poslovanju, kar vključuje merjenje uspešnosti vseh razpoložljivih vložkov, od prizadevanj za doseganje ciljev podjetja, njegove optimizacije, denarnega toka, kako se financirajo viri uporablja se za zagotavljanje storitev ali proizvodnjo blaga za dobiček, uporabo in zapravljanje surovin in njihovega gospodarstva z nakupom, predelavo in skladiščenjem do dostave končnih izdelkov.
Vse te informacije vključujejo skoraj vse dejavnike, ki se uporabljajo za merljivo merjenje, kot so uporaba časovnih standardov, podatki o zalogah, podatki o bilanci stanja, rezultati pregleda končnih izdelkov, zaloge na voljo za prodajo, podatki o uporabi strojev, obratna sredstva itd.
# 2 - Faza projekcije
Ta faza preučuje uporabljene meritve, ki so koristne za doseganje poslovnih ciljev. Na podlagi preteklih podatkov se projekcije pripravijo z uporabo statističnih znanj, kot so pomembnost, verjetnost, zanesljivost, standardni odklon, velikost vzorca, korelacija. Po tem se načrti razvijejo v skladu z napovedjo. V trenutnem scenariju se celovita strategija napovedi temeljito preveri od vseh možnih izidov, kot so postopki in obstoječe politike, zmogljivost in ustreznost opreme in osebja, organizacijska struktura itd. Po potrebi se lahko načrti spremenijo.
# 3 - Faza izbora
V tej fazi se po temeljitem pregledu vseh načrtov izbere in izvede najboljši. V skladu s tem se sprejme sistem, za katerega vodstvo meni, da je najboljši za doseganje poslovnih ciljev.
# 4 - Faza opazovanja
V tej fazi se redno spremlja napredek in uspešnost izbranega procesa in strategije. Sistem mora imeti lastnosti, kot mora biti samodejen, zanesljiv in ustrezen. Ustreznost tukaj pomeni, da morajo biti podatki natančni, niti preveliki niti premajhni, morajo biti do oznake, ki vsebuje vse ustrezne zahtevane informacije.
# 5 - Faza primerjave
V tej fazi se oceni napredek dela in primerja z vnaprej pripravljenim načrtom poti, da se ugotovijo morebitna odstopanja. Glede na naravo odstopanja je kategoriziran kot večji, manjši ali kateri koli tak razred odstopanja.
# 6 - Faza ukrepanja
Na podlagi odstopanja, ugotovljenega v fazi primerjave, se razvijejo nadaljnje akcijske točke. Strategije se izvajajo z namenom, da se zmogljivost in uspešnost pripeljejo na želeno raven ali da se spremenijo napovedi, da se zagotovi optimalna uspešnost.
Primeri upravljanja z izjemami
Finančni primer: Glavni finančni nadzornik podjetja Henry Inc. se močno ukvarja z različnimi deli, sestanki in drugimi dejavnostmi. Da bi zmanjšalo breme svojega dela, je vodstvo enkrat po temeljiti analizi razvilo naslednje opredeljene meje, čez katere je treba zadevo sporočiti CFC-ju in jo predhodno odobriti:
Prodaja in odhodki ABP so znašali 8,00.000 in 6,00.000 dolarjev, medtem ko so bili dejanski prodaja in odhodki 6,00.000 in 3,00.000 dolarjev. Ugotovite, ali je treba zadevo sporočiti CFC-ju?
Rešitev:
- Prihodki: Dejanski prihodek znaša 6,00.000 USD, kar je več kot 50% ABP (8,00.000 x 50%, tj. 4,00.000 USD) Tudi več kot 5,00.000 USD. Zato ta material ne bo prijavljen CFC, ker pogoji niso izpolnjeni.
- Stroški: Dejanski stroški znašajo 3.00.000 USD, kar je več kot 40% ABP (6.00.000 USD x 40%, tj. 2.40.000) in so prav tako presegli omejitev 2.50.000 USD, pri čemer zadeva postane ključna in jo je treba poročati CFC za nadaljnjo analizo in odločanje za popravek in ujemanje z določenimi standardi.
Upravljanje z izjemami in pasivno upravljanje z izjemami
Izjemno aktivno vodstvo je, če je vodstvo aktivno vnaprej, da se spopade s situacijami, pomaga pri težavah in v vseh dejavnostih sodeluje v realnem času ter spremlja, kaj njegovo osebje počne, da bi se zgodilo, da bi se zgodilo.
Drugi je izredno pasivno upravljanje, pri katerem se upravljanje prekine le, če želeni cilji niso izpolnjeni in je treba narediti spremembo v načrtovanju ter so potrebni korektivni ukrepi. Ta metoda običajno začne veljati le, če se zgodi nenavaden dogodek. Vsaka metoda ima svoj pomen in lahko izbere katero koli izmed njih glede na poslovne zahteve.
Pasivni pristop je koristen za podjetja s sproščenim okoljem in osebje, ki razume njihove vloge in odgovornosti. To lahko pomaga spodbuditi moralo osebja in biti neodvisen. Medtem ko lahko aktivni pristop uporabljajo manj pozorni, novi, ki prihajajo z nižjim številom zaposlenih, bolj strogo organizacijo, saj potrebujejo postopna navodila za dokončanje dela.
Prednosti
- Pomaga pri najboljši možni izrabi časa, saj vodje prosijo, da probleme rešujejo le na ključnih ravneh.
- Ker so menedžerji brez rutinskega dela, lahko vso energijo s koncentriranimi napori uporabijo pri kritičnih težavah.
- Zaradi omejene delovne obremenitve lahko vodje opravijo podrobno analizo dela, ki ga je treba opraviti.
- Upravljalne dejavnosti in nadzor poveča uprava z izjemami.
- Pomaga pri lažjem dostopu do preteklih trendov in starega dela.
- Napoveduje možnosti upravljanja in težave, ki se lahko pojavijo v prihodnosti.
- V ta proces so vključena tako kvalitativna kot kvantitativna prizadevanja.
- Znižuje obseg finančnih in operativnih rezultatov, ki jih mora videti vodstvo.
- Nižjemu in podrejenemu osebju pomaga uresničiti lastne ideje za dosego želenega cilja.
Slabosti
- Temelji na preteklih rezultatih, s katerimi se primerjajo trenutni podatki. Če pretekli podatki niso pravilni, lahko pri trenutnem odločanju obstajajo težave.
- Potrebuje podroben sistem preučevanja, opazovanja in poročanja, zato zahteva finančnega analitika, ki pripravlja povzetke in poročila ter jih predstavlja vodstvu, zato potrebuje dodatno delovno silo.
- Sistem ne bo opozoril, dokler ne pride do težave, tj. Deluje kot korektivni namesto preventivni.
- Ne more izmeriti človeškega vedenja. Zato je včasih težko izvedljivo.
Zaključek
Izjemno upravljanje je strategija upravljanja, ki od vodstva zahteva, da zagotovi svoj angažma le v primeru, da so zabeležena odstopanja od zastavljenih standardov, norm in meril uspešnosti. Prav tako posredno pomaga krepiti moralo zaposlenih, saj postanejo del odločanja in reševanja problemov, s katerimi bi se sicer ukvarjalo osebje na vodstveni ravni, kar posredno daje občutek avtoritete in odgovornosti zaposlenim.
