Kaj je prekoračitev stroškov?
Prekoračitev stroškov, znana tudi kot prekoračitev proračuna, je scenarij, ko se stroški projekta ali podjetja običajno povečajo, kot so bili predvideni, in so lahko posledica povečanja stroškov zaradi neustreznega načrtovanja proračuna ali podcenjevanja dejanskih stroškov na račun nekaterih nepredvidenih scenarijev, ki med proračunskim postopkom ni bil upoštevan.
Značilnosti
- Prekoračitev stroškov je na splošno razširjena v infrastrukturnih, gradbenih in IT projektih, ki v fazi zaključka projekta zaznajo veliko nepričakovanih stroškov.
- V prvi vrsti so posledica treh dejavnikov, kot so politični, psihološki in tehnični.
- Vzrok je predvsem pomanjkanje financiranja, pomanjkanje koordinacije, nenačrtovani stroški ali zamude pri projektih.
- Vedno je negotovo in proračun za isto ni mogoč. Šteje se, da se to zgodi, kadar nekatere faze projekta ali podjetja običajno presežejo dejanske predvidene stroške.
- Merjenje prekoračitve stroškov je različno za različne panoge ali podjetja.
Vrste prekoračitve stroškov
# 1 - Ocene
Stroški poslovanja so lahko podcenjeni zaradi dejavnikov, kot so osebna pristranskost in zapleteni postopki, povezani z dokončanjem naloge. Z metodologijo napovedovanja referenčnih razredov lahko povečamo možnosti za natančnejše ocene. Težava je v tem, da se lahko najboljše napovedi izkažejo za napačne pri izračunu popolne ocene, zato je ohranjanje izrednih razmer kot del proračuna vedno dobra praksa za soočanje z neugodnimi scenariji v prihodnosti.
# 2 - Tveganje
Tveganje je lahko vsak scenarij, za katerega ne moremo določiti verjetnosti. Ne moremo jih napovedati prej in včasih niso pod nadzorom podjetja, kot je naravna nesreča, ki lahko odloži zaključek projekta ali uspešnost prodajalca, kar lahko sčasoma škoduje podjetju. Ustrezen načrt upravljanja s tveganji lahko podjetju pomaga do neke mere ublažiti tveganje, vendar je tveganje glavna vrsta, s katero se sooča vsako podjetje ali projekt.
# 3 - Scope Creek
Potok Scope je opredeljen kot primeri, ko se v projektu ali podjetju pojavijo neprištete dejavnosti, ki niso vključene v proračun ali dejanske stroške. To se lahko zgodi, ko vodstvo nadaljuje z dodajanjem funkcij projektu, ko in kdaj se razvija ali zahteva, ali v primerih, ko projektna skupina postane preveč kreativna in začne vključevati nedokumentirane dejavnosti. Vodenje in nadzor projektov je zasnovan v prvi vrsti tako, da takšne scenarije preprečuje z nenehnim ponovnim ocenjevanjem proračuna.
# 4 - Povečanje stroškov
Povečanje stroškov je bolj povezano z gospodarskimi dejavniki, kot je inflacija, ki lahko vključuje dvig cene določene postavke v obdobju, ki ni bilo upoštevano v prvotnem proračunu.
Kako se izogniti prekoračitvi stroškov?
- Tradicionalne tehnike vključujejo uporabo orodij za upravljanje projektov, kot je PRINCE, čeprav rezultati niso zajamčeni.
- V današnjem scenariju sodobnejša orodja in aplikacije, kot je Agile, prevzemajo tradicionalne tehnike, ki podjetjem pomagajo pri premagovanju stroškov.
- Podjetje kot enota mora načrtovati proaktivno in vključevati več scenarijev, ki lahko privedejo do takšnih prekoračitev.
- Mesečna ali četrtletna napoved je nujna za upoštevanje sprememb dejanskega stanja v primerjavi s proračunom in temu primerno načrtujte.
- Podjetje bi moralo v fazi načrtovanja projekta namenjati veliko pozornosti, saj je to osnova.
- Sposobnost prodajalca za izvedbo in dostavo je treba ob najemu prodajalca temeljito preveriti.
- Podjetje bi moralo začeti uporabljati sodobna orodja in grafikone za boljši nadzor nad stroški.
- Vodja projekta mora stalno spremljati in nadzorovati projekt.
- Zainteresirane strani pri projektu ali podjetju je treba vedno obveščati o spreminjajočih se scenarijih, zato so na isti strani in na ta način lahko podjetje uporabi njihovo znanje.
- Boj s potokom obsega je nujen, podjetja pa morajo paziti, da ostanejo v obsegu, ki je bil prvotno načrtovan.
Vzroki
- Nenačrtovani stroški: Nepredvideni scenariji lahko povzročijo nekaj dejavnosti, ki prvotno niso bile vključene v načrt ali proračun. Razlog je lahko iz tehničnih, političnih ali psiholoških razlogov.
- Okvara komunikacije: Nesporazum med dvema oddelkoma ali vpletenimi osebami lahko povzroči nepotrebne stroške.
- Sprememba obsega projekta: Eden glavnih razlogov je dogodek, ki vodi do potoka. Potok Scope je opredeljen kot primeri, ko se v projektu ali podjetju pojavijo neprištete dejavnosti, ki niso vključene v proračun ali dejanske stroške.
- Podcenjevanje zapletenosti projekta: Nekatere faze projekta ali posla so tako zapletene, da je njihovo pravilno financiranje včasih težka naloga. To je bolj verjetno povezano z velikimi dragimi projekti.
- Neustrezno financiranje: financiranje je hrbtenica vsakega podjetja ali projekta. Pomanjkanje kapitala lahko sčasoma privede do prekoračitve stroškov, kadar se projekt ali podjetje lahko sooči s krčem pri financiranju svojih skupnih dejavnosti.
- Pomanjkanje vodstvenih izkušenj: sorazmerno neizkušeno vodstvo ali neučinkovito upravljanje lahko vodi do nepravilnega načrtovanja projekta in nepravilnega proračuna projekta. Tako lahko projekt sčasoma postane žrtev napačnega proračuna in se zgodi, da pride do prekoračitve stroškov.
- Odsotnost načrta za izredne razmere: Podjetje trpi tudi, kadar ni načrtov za varnostno kopijo ali načrta za izredne razmere za neizogibne scenarije. Rezervni načrt je nujen, zlasti pri velikih projektih, saj lahko nekatera odstopanja od običajnih predvidenih stroškov stanejo milijone.
- Zamude pri projektu : Zamude pri zaključku projekta od njegovega običajnega načrtovanega zaključka sčasoma povzročijo prekoračitev stroškov, saj tiste dejavnosti, ki segajo dlje od roka za dokončanje, niso bile upoštevane v proračunu.
Preprečevanje prekoračitve stroškov
# 1 - Pravilno načrtovanje
Načrtovanje je osnova vsakega projekta ali podjetja, najboljši način za preprečevanje prekoračitve stroškov pa je načrtovanje, preden se projekt izvede. Bolj kot so ocene natančnejše, več je možnosti, da se projekt drži svojega proračuna.
# 2 - Znanje prodajalcev
Prodajalce je treba pred zaposlitvijo temeljito oceniti. Projekt in podjetja bi morali pridobiti popolno znanje o svojih zmožnostih in izkušnjah na področju, da bi se izognili najslabšim scenarijem. Preden se razmerje s prodajalcem utrdi, je potrebna ustrezna skrbnost.
# 3 - Izogibajte se Scope Creeku
Veliko neupravičenih dejavnosti ne bi smelo najti prostora v projektu, podjetje ali projekt pa bi moral ostati v prvotnem obsegu projekta z minimalnimi odstopanji od načrta.
# 4 - Uporaba orodja za načrtovanje projektov
Za spremljanje in nadzor projekta bi bilo treba uporabiti sodobna orodja, kot sta graf Gantt excel ali predloga za sledenje projekta, tako da se vodja projekta zaveda vsake faze projekta in možnosti za prekoračitev stroškov.
Zaključek
To je neizogiben scenarij, s katerim se sooča vsako podjetje ali projekt, a kako ga zmanjšati ali ublažiti, je zelo odvisno od vodstva ali vodje projekta. Proaktivni pristop lahko pomaga podjetju zmanjšati možnosti za prekoračitev stroškov z ustreznim načrtovanjem in temeljito analizo ocen.
