Polna oblika GRN - opomba o prejetem blagu
Celotna oblika GRN je opomba o prejetem blagu. GRN se nanaša na poslovni dokument, ki ga kupec izpolni ob prevzemu blaga od prodajalca, da potrdi prejem vsega blaga, kot se dogovorijo vpletene strani, in se pogosto primerja z naročilnico (PO ) pred izdajo plačila prodajalcu blaga.
Značilnosti GRN
V proizvodnih in drugih vrstah organizacij, kjer organizacijski postopek vključuje prevoz blaga z enega kraja na drugega ali prevoz z zunanjega trga v skladišče, ima opomba o prevzemu blaga zelo pomembno vlogo. Včasih je čas obdelave lahko počasen kot običajno, kar lahko izsledimo iz opombe o prevzemu blaga.
Ena od pomembnih značilnosti opombe o prevzemu blaga je, da kadar se blago prevaža v trgovino, vodja trgovine vzame ta dokument kot dokaz, ali je blago glede na zahtevano količino, ali je zahtevana količina zapisana v opombi. je dejansko prejet ali ne. Zato tudi potrdilo o prevzemu blaga postane dokaz in postane revizijska sled.
Kaj je treba vključiti v opombo o prejetem blagu?
Običajno je v organizaciji prednatis potrdila o prevzemu blaga oddelka trgovine. Zato bi jih moralo vodstvo pravilno usposobiti glede tega, kaj mora biti vključeno v opombo o prevzemu blaga. Za pomembne stvari, ki jih je treba vključiti v GRN, je pripravljen naslednji seznam:
- Na vrhu GRN je prikazano ime dobavitelja blaga.
- Sledijo datum in ura izdaje ter datum in čas prejema blaga oddelka trgovine.
- Pravilen naslov kraja, kamor naj bi se blago prevažalo in kam naj bi bilo blago dostavljeno skupaj s pravilno kodo PIN.
- Opis blaga, ki se prevaža, in količina posamezne vrste izdelka, stopnja in cena blaga.
- Konec GRN naredi podpis in ime pooblaščenega osebja tako dobavitelja kot vodje trgovine in prodajalca, ki naj bi blago prejel.
Postopek GRN
Sledi postopek GRN:
- Prejem računa in challan ter razkladanje blaga v trgovine.
- Fizično preverjanje števila prejetega blaga skupaj z opisom blaga.
- Če je blago sporno ali je v kratki količini, se obrne na dobavitelja in ga prosi za pomanjkanje.
- Po preverjanju količine se opravi preizkus kakovosti.
- Challan potrdi in pošlje dobavitelju.
- Po zgornjem koraku bo sprejemni oddelek pripravil GRN v 5 izvodih. Izvirno zanje, preostalo pa nabavni službi, oddelkom računov, eno upravitelju trgovine in drugo osebi, ki je opravila naročilo.
- Na podlagi tega se vpisujejo v knjige trgovin.
Pomen
- Za vsako računovodstvo je potrdilo o prevzemu blaga ključnega pomena, saj služi namenu računovodskega načela objektivnosti. Vsak vpis v poslovne knjige je obvezno podprt z dokazilom v dokumentarni obliki.
- Poleg tega se pred kakršnim koli plačilom izdelkov prodajalcu blago preveri z GRN. Tudi v organizaciji mora druga oseba za zmanjšanje verjetnosti napak in prevar preveriti delo ene osebe in ena oseba ni vključena v več kot 1 neprekinjen postopek. Zaradi GRN torej organizacijsko delo pregledujejo različni ljudje.
- Ker se dejanska fizična količina blaga preveri s potrdilom o prevzemu blaga, se plača samo za dejansko prejeto blago. Zato se izognemo neupravičenemu plačilu.
- Ta dokument ima tudi pomembno vlogo pri dobavitelju. Dobavitelj lahko s pomočjo GRN dokaže, da je bilo blago odposlano od konca, saj je GRN uradni pravni dokument in ga je mogoče sprejeti kot dokaz na sodišču.
Opomba o prejetem blagu in opomba o odpremi blaga
Sledijo razlike med prejetim opominom in opominom o odpremi blaga:
- Dobaviteljev odpremni oddelek poviša odpošiljanje blaga (GDN), medtem ko oddajni oddelek kupca pripravi prejeto blago.
- Brez dviga GDN računovodja dobavitelja ne more dvigniti računa, medtem ko oddelek za kupca brez GRN ne more opraviti plačil ali vpisov v knjige.
Prednosti
Prednosti blaga, ki ga prejme opomba:
- Deluje kot dokaz za revizorje in je zato vključeno v postopke revizijske sledi.
- GRN prikazuje dejansko prejeto količino, zato je mogoče zaznati izgubo višjega plačila dobaviteljem.
- Je dokaz za dostavo. Je pravno izvršljiv dokument in ga je mogoče predložiti na sodišče.
- Osebje logistične ekipe postane odgovorno v primeru napak ali prevar, saj se mora količina vedno ujemati s količino GRN. V ekipi se ustvari občutek odgovornosti in pozornosti.
- Finančni oddelki večjih podjetij lahko ta dokument uporabljajo za primerjavo, koliko količin blaga je naročenih in koliko je bilo dejansko prejetih in vpisanih v knjige.
Zaključek
GRN je okrajšava za blago, ki je prejelo opombo. Kot že ime pove, je blago od prodajalca prejelo potrdilo o prejemu blaga s strani kupca ali kupca, ki ga kupec izpolni, ko je blago dejansko prejeto. Je uradni pravni dokument in ga je mogoče sprejeti kot dokaz na sodišču.
