Usklajevanje knjig je usklajevanje, ki ga je izvedlo podjetje pred zaključkom poslovnih knjig, da bi zagotovilo, da so knjige posodobljene in da v poslovnih knjigah podjetja ni nobenih manipulacij ali goljufij.
Sprava knjig
Kot vsi vemo, so knjige računov osnove vsakega posla. Vzdrževanje poslovnih knjig je ključ do finančnega poslovodenja.
Vendar vodenje poslovnih knjig ni dovolj. Prav tako je treba, da so računovodski izkazi točni in popolni. Obstajajo različni pregledi in kontrole, da bi to zagotovili, vendar je eden izmed najbolj osnovnih in bistvenih načinov »Sprava knjig«.
- Kaj je sprava?
- Kdaj se opravi sprava?
- V katerem obdobju se opravi sprava?
- Zakaj bi bilo treba opraviti spravo?
- Najboljše prakse za postopek sprave
- Kako je videti izjava o spravi?
- Katere vrste sprave so?
- # 1 - Sprava bank
- # 2 - Uskladitev s prodajalci
- # 3 - Usklajevanje strank
- # 4 - Usklajevanje med podjetji / li>
- # 5 - Usklajevanje za podjetja
- Koristni nasveti za gospo Excel med usklajevanjem
Kaj je sprava?
Gre za postopek, ki primerja dva nabora zapisov in analizira razlike med obema nizoma, če sploh obstajajo.
Ta dva sklopa zapisov sta lahko karkoli iz celotne lestvice knjig računov. Na splošno je en sklop zapisa knjiga iz samega podjetja Books, ki ga je treba uskladiti, drugi sklop zapisa pa je pridobljen iz notranjih ali zunanjih virov.
npr. primerjava bančne knjige (notranji vir) v primerjavi z bančnim izpiskom (zunanji vir).
Kdaj se opravi sprava?
Običajno se izvede pred zaprtjem računov. Priporočljivo je, da to počnete mesečno, da so knjige na tekočem, lahko pa tudi četrtletno ali letno.
Večja količina mora biti pogostnost sprave, tako da je postopek sprave bolj tekoč.
Izvajati jih je treba vsako leto, preden revizorji potrdijo knjige. Večina uskladitev je predpogoj za revizijsko testiranje. Od uveljavitve Sarbanes Oxley (SOX) leta 2002 so sprave postale še bolj kritične, saj se je izpolnjevanje zahtev dvignilo na drugo raven.
V katerem obdobju se opravi sprava?
Eden od kritičnih vidikov, na katere je treba skrbeti med usklajevanjem, je, da mora biti obdobje za oba niza zapisov enako.
V nadaljevanju zgoraj navedenega primera je zelo nelogično primerjati bančno knjigo, pridobljeno za obdobje od 1. januarja do 31. marca 16, z bančnim izpiskom za obdobje od 1. januarja do 30. junija 16. Za primerjavo bi morala obstajati skupna osnova.
Bistvena stvar, ki jo je treba upoštevati, je, da mora biti začetno ali začetno stanje vedno enako za oba niza zapisov. V zgornjem primeru, če stanja na dan 1. januarja 16 niso enaka, je treba to razliko najprej popraviti, namesto da bi nadaljevali s spravo od 1. januarja do 31. marca 16.
Zakaj bi bilo treba opraviti spravo?
Odkrijte prevaro
- Z računi računov je enostavno upravljati. Eden od načinov odkrivanja goljufij je usklajevanje. Razumimo to na primeru.
- Blagajnik korporacije ABC dela goljufije, ker ne beleži gotovine, prejete od strank. S tem se stranke in knjige gotovine ne spremenijo in lahko prejme prejeto gotovino.
- Preprosti način za odkrivanje takih goljufij je uskladitev knjige strank. Ko se knjiga stranke v knjigah ABC primerja s knjigo ABC v knjigah stranke, se stanja ne bodo povezala in goljufija bo zaznana.
Poskrbite, da bodo zapisi popolni:
- Včasih nekatere dejavnosti vplivajo na naše knjige, vendar jih ne bomo preusmerili prek skupine za račune, zato lahko ostanejo neopažene.
- Majhen primer je ček, ki ga kupec položi neposredno na bančni račun. Če kupec ne bo obvestil, bo knjiga banke in knjiga stranke nepopolna, kar bo povzročilo napačno predstavitev dejstev.
Zagotovite, da so zapisi točni:
- V postopku računovodstva obstajajo človeške napake.
- Primer človeških napak je nepravilna postavitev števk, npr. Dejanska vrednost prodaje je bila Rs. 99.736, kar je bilo napačno zapisano kot Rs. 97.936.
- To lahko ugotovite med usklajevanjem računov. To niso nič drugega kot napake pri prenosu in v tem primeru je razlika na splošno deljiva z 9.
Najboljše prakse za postopek sprave
Nekatere najboljše prakse, ki jih je mogoče uporabiti, da sprava pomaga doseči svoj namen, so naslednje:
- Podjetja bi morala vzpostaviti postopek sprave, ki bi ga spremljali interno. Zajemati mora pogostost, ključne račune, za katere je treba uskladiti, standardizirane formate itd. Ti procesi se bodo razlikovali glede na obseg, vrsto industrije, območja z visokim tveganjem itd. Politiko je treba pripraviti in jo poslati Skupina za finance in račune redno.
- Upoštevati je treba ločevanje nalog. To pomeni, da zaposleni, ki beležijo vknjižbe v poslovnih knjigah, ne bi smeli biti del postopka usklajevanja. Zagotovil bo, da eden ponovno preveri delo, ki ga je opravil drug.
- Upoštevati je treba matriko pooblastil za postopek preverjanja izdelovalcev. Izjave o usklajevanju morajo prav tako pripraviti in preveriti različni zaposleni na podlagi imenovanja. Izvršni direktor lahko pripravi spravno izjavo, upravitelj pa lahko isto preveri.
- Pripravljavec in pregledovalec naj se pravilno odjavi, da se ljudje počutijo dovolj odgovorne.
- Za odkrivanje prevar in pravočasno ukrepanje je treba določiti stroge časovne roke za dokončanje usklajevanja.
- Obseg notranje revizije mora vključevati tudi preverjanje teh izjav o uskladitvi.
- Treba je določiti postopek odobritve za pošiljanje popravkov (če so bili med postopkom usklajevanja odkriti) za popravljanje računov. Zagotovil bo, da se občasno posodobijo srednji in višji vodstveni delavci.
- Dokazila (kot so bančni izpiski, knjiga stranke itd.) Morajo biti del izjave o usklajevanju, na kateri je treba pridobiti odjavo.
Kako je videti izjava o spravi?
Izjava o spravi mora biti čim preprostejša. Vključevati mora potrebne podrobnosti, na primer o tem, katera knjiga se usklajuje, kakšno je obdobje usklajevanja, kdaj je usklajevanje pripravljeno, kdo je pripravil, preveril, odobril itd.
Sledi preprosta oblika izjave o uskladitvi:
| ABC Co. | |||
| Izjava o usklajevanju bank na dan 31. marca 16 | |||
| Bančni račun št. 00000xxxxxx | |||
| Stanje po knjigah računov 31. marca 16 | xxx | ||
| Dodaj: | Prilagoditev 1 | xxx | |
| Prilagoditev 2 | xxx | ||
| 3. prilagoditev | xxx | xxx | |
| Manj: | Prilagoditev 4 | xxx | |
| Prilagoditev 5 | xxx | xxx | |
| Prilagoditev 6 | |||
| Stanje na bančnem izpisku 31. marca 16 | xxx | ||
| Pripravil: Računovodja | |||
| Preveril: Manager | |||
| Preveril: Finance Controller | |||
Vsakega od obeh sklopov je mogoče vzeti za osnovo in prilagoditve je treba dodati ali odšteti, s čimer se doseže izravnalna slika.
V zgornji obliki je za osnovo vzeta knjiga bank. Če pa se izkaz banke šteje za osnovo, se vse prilagoditve razveljavijo. Naslednja dva primera vam bosta pomagala bolje razumeti:
Primer A - jemanje bančne knjige za osnovo
| Stanje po knjigah računov 31. marca 16 | 9.700 | ||
| Dodaj: | Izdani čeki, ki niso položeni | 10.000 | |
| Banka Zainteresirani kreditira Banka | 75 | 10.075 | |
| Manj: | Bančni stroški niso zabeleženi | 175 | 175 |
| Stanje na bančnem izpisku 31. marca 16 | 19.600 |
Primer B - jemanje bančnega izpiska za podlago
| Stanje na bančnem izpisku 31. marca 16 | 19.600 | ||
| Dodaj: | Bančni stroški niso zabeleženi | 175 | 175 |
| Manj: | Izdani čeki, ki niso položeni | 10.000 | 175 |
| Banka Zainteresirani kreditira Banka | 75 | 10.075 | |
| Stanje po knjigah računov 31. marca 16 | 9.700 |
Katere vrste sprave so?
Osnovne izjave o uskladitvi, ki so bistvene in pripravljene pri vsakodnevnem poslovnem računovodstvu:
- Uskladitev bank
- Usklajevanje prodajalcev
- Usklajevanje strank
- Sprava med podjetji
- Poslovna uskladitev
Podrobno bomo obravnavali vsako od teh trditev:
# 1 - Sprava bank
Izjava o uskladitvi bank se pripravi za dejanske transakcije, ki se odražajo na bančnem izpisku glede na transakcije, zabeležene v naši bančni knjigi.
Nekateri razlogi za razliko med bančno knjigo in bančnim izpiskom so:
- Ček, izdan prodajalcu, vendar predložen pozneje
(Včasih so na bančnem izpisku čeki, ki so zelo stari. Zastareli in jih niti ni več mogoče položiti. Bolje jih je odpisati in voditi bančno knjigo jasno.)
- Znesek, ki ga kupec položi neposredno na naš bančni račun
- Bančne obresti, ki jih odobri banka
- Bančni stroški, ki jih bremeni banka
- Bančne napake (čeprav so banke redke, se lahko zgodi tudi napaka pri vnosu podatkov)
Vse dejavnosti, povezane s plačili in prejemki, se spremljajo v bančni knjigi. Če ga uskladite, ga redno posodabljate.
Za lažje življenje imamo v večino računovodskih ERP vgrajene funkcije, ki pomagajo neposredno izvleči izpisek o poravnavi.
Osnovni koncept, ki se uporablja v teh ERP, je zapis "bančnega datuma" za vsako transakcijo. Bančni datum je datum, na katerega se transakcija odraža na bančnem izpisku. ERP izvleče poročilo na podlagi „Datum dokumenta“ nasproti „Datum banke“.
# 2 - Uskladitev s prodajalci
Izjava o usklajevanju prodajalca je pripravljena, da se zagotovi, da so računovodske evidence v knjigah prodajalca v skladu z računovodskimi postavkami, vnesene v naše knjige.
Razlogi za odstopanja so naslednji:
- Prodajalec ne sme rezervirati vračila nakupa, ki smo ga rezervirali.
- Čeki, ki smo jih izdali, se morda ne odražajo v njihovih knjigah. Običajno se zgodi, če ček med prevozom zgreši ali izgubi.
- Blago v tranzitu, ki ga nismo evidentirali, vendar ga je zabeležil prodajalec;
# 3 - Usklajevanje strank
Izjava o uskladitvi strank je zelo podobna uskladitvi s prodajalci. Pripravljen je preveriti, ali so knjige kupca sinhronizirane z našimi knjigami. Večina podjetij obravnava spravo strank kot prednostno nalogo pred prodajo. To je zato, ker je denar do kupcev ter je vedno bolje uskladiti, tako da plačila zaradi nekaterih knjigovodskih vpisov ne čakajo na plačila.
Razlogi za odstopanja so naslednji:
- Vračila, ki jih rezervirajo stranke, se v naših knjigah ne pojavljajo.
- Davki, ki jih je odštela stranka, niso zajeti v naših knjigah.
- Blago v tranzitu je zabeleženo kot prodaja v naši knjigi.
- Plačila, neposredno prenesena na naš bančni račun, niso zabeležena.
Dobra praksa je, da se mesečno usklajevanje strank izvaja na rotacijski osnovi. Dovolite nam, da ima podjetje 100 nenavadnih strank, vsak mesec pa je treba opraviti usklajevanje približno 10-15 knjig strank.
Po končani uskladitvi in potrditvi s strani obeh strani se lahko izda potrdilo o potrditvi stanja za določeno obdobje. Zagotovil bo, da začetnih bilanc ni treba ponovno preverjati. Pomaga tudi pri reševanju sporov.
# 4 - Sprava med podjetji
Družbe v skupini (holding, odvisne družbe itd.) Morajo pripraviti konsolidirane poslovne knjige. Te knjige morajo odpraviti transakcije med podjetji, kot je prodaja Holdinga Co. hčerinskemu podjetju Co. Zato je izjemno pomembno, da se njihove poslovne knjige vedno sinhronizirajo, zato jih je treba redno usklajevati, preden se zaključi postopek konsolidacije. .
# 5 - Usklajevanje za posamezna podjetja
Vsako podjetje bo moralo pripraviti druge sprave, ki presegajo zgoraj omenjene osnovne. Primer tega je uskladitev stroškov blaga
Ta uskladitev ne bo veljala za storitveno industrijo, saj nima zalog. Vendar je ključnega pomena za podjetja, ki imajo zaloge.
Kakšni so stroški prodanega blaga?
Stroški prodanega blaga = začetna zaloga + nakupi - zaključna zaloga
Stroški prodanega blaga = Prodaja - Dobiček
Katera koli od obeh metod lahko doseže stroške blaga. Oba morata biti enaka. V nasprotnem primeru je treba pripraviti izjavo o spravi, da se ugotovijo razlogi za razlike. Prav tako bi bilo treba opraviti fizično preverjanje zaključne zaloge in jo uskladiti z zaključno zalogo, ki je navedena v poslovnih knjigah.
Uskladitev knjig Video
Koristni nasveti za MS Excel med usklajevanjem
- Pripraviti je treba standardizirano predlogo z vsemi bistvenimi formulami v Excelu. (Uporabite lahko zgornjo ilustracijo)
- V primeru usklajevanja prodajalec / kupec št. Računa deluje kot standardno polje, ki ga je mogoče uporabiti kot osnovo za izvajanje funkcije Vlookup in poenostavitev postopka usklajevanja. Po uporabi funkcije Vlookup Excel poskrbite za posebno lepljenje.
- Vnose za obremenitve in dobroimetje filtrirajte ločeno in jih uskladite posamezno. Drug način ločevanja vnosov je filtriranje po vrsti, tj. Plačila, računi, vračila, druge prilagoditve. Ločeno usklajevanje teh in nato seštevanje razlik se bo izkazalo za koristno.
