Kaj je sistem izločenih sredstev?
Sistem izločenih sredstev je vrsta finančnega računovodskega sistema, ki je zasnovan za sledenje in dokumentiranje uporabe denarja. Najpogostejši primer je sistem drobnih gotovin, ki obračuna vsako transakcijo z drobnim denarjem, da se ohrani ravnotežje v skladu, ki je enako skupnemu prejemku drobnega denarja in dodatnemu denarju, ki ostane v skladu.
Primeri
Ltd si prizadeva ustvariti rezervo za vzdrževanje vseh svojih transakcij z drobnimi gotovinami. Kot upravni oddelek družbe A ltd ga usmerjajte s formalnimi postopki, s pomočjo katerih lahko ustvari denarni sklad. Sistem predplačil za drobni denar je ena najpogostejših vrst sistema predplačil, ki se uporablja za beleženje drobnih transakcij v času, ko je za uporabnike neprijetno ali nepraktično rezanje čekov.
Računi drobnih gotovin običajno vodijo vnaprej določen znesek gotovine, ki ga je mogoče uporabiti za različne namene, kot so povrnitev stroškov zaposlenim, plačilo drobnih stroškov itd. Ltd lahko ustvari denarni sklad s prepoznavanjem in evidentiranjem vseh transakcij z drobnimi gotovinami. pomoč naslednjih korakov -
- Vnaprej določen znesek gotovine se dodeli za oblikovanje denarnega sklada. Ta račun se ločeno evidentira v glavni knjigi organizacije.
- V naslednjem koraku mora podjetje identificirati vse svoje nominalne stroške, ki se plačujejo z gotovino, in jih v sistemu ustrezno dokumentirati s prejemki.
- Za ohranitev vnaprej določenega ravnotežja mora podjetje občasno pokriti svoj denarni sklad.
- Družba mora redno spremljati denarni sklad, tako da ni možnosti odstopanja med pričakovanim denarnim zneskom in dejanskim denarnim zneskom.
- Upravni oddelek mora izvesti ustrezen preiskovalni postopek, če ugotovi kakršna koli odstopanja.
Prednosti sistema izločenih sredstev
# 1 - Odkrivanje prevar
Sistem Imprest odpravlja možnosti nepooblaščene porabe, saj so sredstva namenjena vnaprej določenim namenom. To v zameno olajša sledenje stroškov in poročanje o neskladjih, kar na koncu pomaga pri odkrivanju in odpravi možnosti goljufij.
# 2 - Zmanjšanje napak
Blagajnik redno pregleduje knjigo drobnih blagajn in v primeru napake ali napake lahko isto enostavno izsledi in popravi.
# 3 - Ureditev drobnih stroškov
Drobni stroški se obvladujejo z določenimi omejitvami sistema izločenih sredstev, zaradi česar drobna blagajna skoraj ne more porabiti več kot drobni denar, ki je na voljo na računu.
# 4 - Zmanjša breme glavne blagajne
Majhna blagajna razbremeni tako blagajno kot glavno blagajno pred evidentiranjem drobnih in nominalnih stroškov.
# 5 - preprosta in hitra metoda
V primerjavi z drugimi metodami je to prehitro, preprosto, hkrati dostopno in priročno. Metodo lahko hitro uporabimo za zagotavljanje sredstev za nakupe zaposlenih. To je ena najboljših metod, znanih za nominalne nakupe.
# 6 - Enostavnost sprave
Tudi uskladitev knjige drobnih blagajn je preprosta in zapletena.
Slabosti sistema izločenih sredstev
# 1 - Zastarel sistem
Knjiga drobnih blagajn je v veliki meri zastarel in neučinkovit sistem in ne izpolnjuje potreb in pričakovanj trenutnih zahtev podjetja. Zdaj obstajajo boljše alternative, kot so predplačniške kartice, ki so na voljo pri podjetjih, ki so posebej zasnovane ob upoštevanju današnjih potreb in zahtev.
# 2 - Neprijetno za večje stroške
Ena glavnih pomanjkljivosti uporabe sistema Imprest je, da povzroča velike nevšečnosti za večje stroške. Sistem je zelo združljiv in primeren za manjše stroške, nasprotno pa za večje stroške.
# 3 - Računovodske napake
Ker ni sekundarnega dokumentacijskega sistema za sledenje nominalnih denarnih izdatkov, zato ni mogoče zanikati možnosti računovodskih napak v sistemu drobnih gotovin.
# 4 - Prekomerna poraba
Če ne določite omejitev odhodkov za vsako nominalno transakcijo, lahko organizacija celo tvega, da se bo pretirano porabila za nakupe.
# 5 - Kraja
Če ustreznega nadzora ne bo, zaposleni lahko zlorabljajo drobni račun podjetja in težko bo ugotoviti, kdo je vzel denar.
# 6 - Neprivlačevanje
Če ni ustreznega nadzora, obstaja velika verjetnost, da ga zaposleni v podjetju odtujijo, saj je drobni denar vrsta likvidnega sredstva.
Pomembne točke
- Denarna sredstva običajno nadzirajo skrbniki, ki pomagajo pri vodenju računov in izdajo gotovino zaposlenim v podjetju. V zameno slednja prejme takšne račune, ki so popolnoma povezani s poslovanjem.
- Denarni skladi se oblikujejo z vnaprej določenim zneskom in se v skladu s tem evidentirajo v knjigi podjetja.
- Za vodenje knjige drobnih blagajn je odgovoren upravni oddelek organizacije.
- Vsi izdatki, ki se plačajo iz denarnih sredstev, morajo biti nujno dokumentirani skupaj s prejemki.
- Sistem izločenih sredstev se lahko uporablja tudi za kritje plač zaposlenih, dividend, spodbud, bonusov, nagrad in potnih stroškov.
Zaključek
- Račun drobnega denarja je široko uporabljen sistem izločenih sredstev, kjer se evidentirajo nominalni izdatki. Sistem drobnih gotovin je preprosta in uporabniku prijazna metoda, ki omogoča dopolnitev vseh izdatkov. Omenjeni sistem lahko organizaciji pomaga na številne načine.
- Organizacije lahko sistem drobnih gotovin uporabljajo za zmanjševanje napak, odpravljanje prevar, nadzor nad drobnimi stroški, zmanjšanje bremena starejših blagajnikov in še kaj.
- Toda uporabniki sistema Imprest se morajo zavedati tudi njegovih številnih pomanjkljivosti, kot so možnosti kraje, odtujitve, prekomerne porabe itd., In enako uporabiti. Organizacije morajo zato oblikovati niz politik, ki narekujejo, kako je treba ravnati z gotovino, da se izognejo vsem povezanim težavam.
