Urejanje spustnega seznama v Excelu
Preden pridemo do urejanja spustnih seznamov v Excelu, moramo poznati osnove, kaj je seznam v Excelu. V poenostavljenih pojmih seznami v, exceli so stolpci v excelu. Toda v stolpcih nimamo nobenega spustnega seznama. Vanjo preprosto vnesemo vrednosti ročno ali prilepimo podatke iz katerega koli drugega vira. Če pa ustvarjamo ankete ali prosimo katerega koli drugega uporabnika, da vnese podatke in želimo dati na izbiro nekaj posebnih možnosti, so spustni meniji v Excelu prav prišli.
Kot je razloženo zgoraj, spustni meni v Excelu pomaga uporabniku, da ročno vnese vrednosti v celico z nekaterimi posebnimi vrednostmi, ki jih lahko izbira. Tako kot v anketah, če obstaja vprašanje za spol osebe, če vsakega uporabnika prosimo, da vnese vrednosti za to vprašanje, potem podatki ne bodo v redu. Nekateri bodo odgovore pisali z velikimi črkami, nekateri z malimi črkami ali pa bodo nekateri naredili nekaj črkovalnih napak. Če pa uporabnikom damo na izbiro dve vrednosti, bodisi moški bodisi ženski, bi bili naši podatki v natančnem vrstnem redu, kot ga želimo. To se naredi z ustvarjanjem spustnih seznamov v Excelu.
Obstajajo različni načini urejanja spustnih seznamov v Excelu; so:
- Ročno podajanje spustnih vrednosti in uporaba preverjanja podatkov.
- Dajanje padajočih razponov in uporaba preverjanja podatkov.
- Ustvarjanje tabele in uporaba preverjanja podatkov.
Preverjanje podatkov je možnost na zavihku Podatki v razdelku Podatkovna orodja.
Kako urediti spustni seznam v Excelu?
Razloženi so trije načini urejanja spustnega seznama v Excelu:
Naučimo se ustvariti spustne sezname z nekaj primeri in se naučimo vsakega postopka urejanja spustnega seznama v Excelu.
Primer # 1 - Ročno podajanje spustnih vrednosti in uporaba preverjanja veljavnosti podatkov.
Za korak moramo imeti spustne vrednosti pripravljene za vnos. Recimo, da želimo imeti vrednosti za vnos znamke čevljev, med katerimi lahko izbiramo. Zdaj moramo izbrati celico, kamor bomo vstavili spustni meni.
- V celici B2 bomo vstopili na naš spustni seznam.
- Na zavihku Podatki v razdelku Podatkovna orodja kliknite Preverjanje podatkov.
- Ponovno kliknite na Preverjanje podatkov v Excelu in odpre se pogovorno okno,
- V nastavitvah pod Dovoli seznam izberite Seznami.
- V odsek izvor ročno vnesite vrednosti za spustne možnosti.
- Ko kliknemo V redu, ustvarimo spustni meni.
Zgornja metoda je najlažji način za izdelavo in urejanje spustnega seznama v Excelu, če pa moramo vnesti več vrednosti za izbiro čevljev, moramo celoten postopek ponoviti.
2. primer - podajanje spustnih obsegov in uporaba preverjanja veljavnosti podatkov.
Na primer, učitelj sem in želim, da se učenci odzovejo, ali so svoje projekte zaključili ali ne. Za anketo jim želim dati le tri možnosti: Dokončano, V čakanju, Ni začelo.
Da, lahko uporabim zgornji postopek, vendar ga lahko uporabnik spremeni, ko gre na zavihek za preverjanje veljavnosti podatkov in spremeni vrednosti. V tem postopku izberemo obseg vrednosti in skrijemo stolpce, tako da drugi uporabnik ne more urediti preverjanja veljavnosti ali spustnega menija.
- Na seznam ali stolpec kopirajte vrednosti spustnih menijev ali jih zapišite.
- V celici, v katero želimo vnesti preverjanje veljavnosti, bomo izbrali celico, torej celico B2
- Na kartici Podatki v razdelku s podatkovnimi orodji kliknite Preverjanje podatkov.
- Še enkrat kliknite na preverjanje veljavnosti podatkov; prikaže se polje čarovnika.
- V nastavitvah pod Dovoli kliknite Seznami.
- Na zavihku vir izberite obseg podatkov za spustni seznam.
- Ko kliknemo na ok, imamo spustni meni v celici B2.
- Kopirajte preverjanje veljavnosti v vse celice (do celice B6). Zdaj moramo spustiti seznam vseh želenih celic.
Zdaj tudi če skrijemo obseg celic, ki je bil vir spustnega menija, noben uporabnik ne more urediti preverjanja veljavnosti. Zgornji postopek ima tudi enako slabost kot prvi primer, ker če moram vstaviti drugo možnost Half Completed, potem moram postopek ponoviti znova. V vir moram vstaviti novo možnost in vnesti novo potrditev.
3. primer - Ustvarjanje podatkovne tabele in uporaba preverjanja veljavnosti podatkov.
Pri tej metodi bomo ustvarili podatkovno tabelo in uporabili preverjanje veljavnosti podatkov kot prej. Prednosti uporabe te metode pa bodo razložene kasneje. Recimo, da imam restavracijo in moram ponuditi nekaj jedi za stranke. Podatke sem vstavil v stolpec, kot spodaj.
- Prvi korak je ustvariti tabelo, izbrati podatke in na zavihku Vstavljanje kliknite Tabele.
- Odpre se naslednje okno in ko kliknemo ok, smo ustvarili tabelo v stolpcu A.
- Poimenujmo to tabelo kot »Restavracija«. V levem kotu vidimo, da obstaja možnost preimenovanja tabele.
- Preimenuj tabelo v Restavracija ".
- Zdaj izberite celico, kamor želimo vstaviti spustni seznam.
- Na zavihku Podatki kliknite Preverjanje podatkov.
- Na zavihku Dovoli izberite Seznami.
- Zdaj v Source vnesite naslednje,
- Ko kliknemo V redu, lahko vidimo, da je bil spustni meni vstavljen v podatke.
- Zdaj, če bi moral dodati še en meni, recimo Juhe.
- Vidimo, da je nov vnos na zavihku menija prikazan tudi v našem spustnem meniju.
Zgornji postopek je rešil naš problem, če je treba ustvariti nov vnos in spuščati ponoven postopek.
Pojasnilo urejanja spustnega seznama v Excelu
Zgoraj sem že razložil, zakaj v svojih podatkih potrebujemo spustne sezname. Uporabniku pomaga pri ročnem vnašanju vrednosti v celico z nekaterimi določenimi vrednostmi, med katerimi lahko izbira.
Medtem ko uporabnike prosijo, naj izberejo nekatere posebne možnosti, med katerimi lahko izbirajo med spustnimi meniji v Excelu, potem izdelava in urejanje spustnih seznamov pride prav, saj lahko uporabnik vnese napačne vrednosti, kar ovira podatke.
Stvari, ki si jih je treba zapomniti med urejanjem spustnega seznama v Excelu
- Če ročno vnesemo spustne vrednosti ali nastavimo obsege, je treba novejši vnos vstaviti z novim spustnim seznamom.
- V tabele lahko vstavimo nov vnos, ki se posodobi v spustnem meniju.
- Za ogled ali urejanje spustnega seznama moramo klikniti celico.
