Preverjanje podatkov v Excelu
Validacija podatkov v Excelu se uporablja za omejevanje uporabnika pri zagotavljanju vhodov v določene celice ali obsege vnosa, za podatke z velikim številom uporabnikov je lahko več formatov za iste podatke, zato validacijo podatkov uporabljamo tam, kjer nudimo predhodno definirani vhodi, ki jih uporabnik lahko izbere, da se izogne več različnim formatom istih podatkov, je preverjanje podatkov na voljo v podatkovnih orodjih zavihka podatkov.
Preverjanje podatkov vam omogoča - naredite seznam vnosov, ki jih je dovoljeno / ne sme vnesti v celico delovnega lista, ustvarite sporočilo o napaki / opozorilu / opozorilu, da razložite več o dovoljenih vrednostih v celici delovnega lista, ustvarite sporočila, ki jih želite prikazano, ko v celico vnesemo neveljavne podatke.
Namen preverjanja veljavnosti podatkov
- Namen preverjanja veljavnosti podatkov je uporabnikom preprečiti vnos neveljavnih podatkovnih vrednosti v delovni list.
- Koristno je tudi hitro zbiranje, razvrščanje in preučevanje podatkov, pri čemer je dejal, da imajo vrednosti opredeljeno merilo in jih je mogoče videti v oknu za preverjanje veljavnosti podatkov.
- To deluje kot vodilo uporabnikom med vnašanjem podatkov, saj se pri izbiri celice delovnega lista prikažejo sporočila po meri, v katerih je navedena veljavna oblika zapisa podatkov.
Kako uporabiti preverjanje veljavnosti podatkov v Excelu?
1. korak: Prvi korak pri ustvarjanju preverjanja podatkov je izbira celic ali stolpcev, ki vsebujejo podatke.
2. korak: Pojdite na zavihek Podatki in kliknite Preverjanje podatkov.
3. korak: Na seznamu možnosti izberite možnost 1, tj. Preverjanje podatkov.
4. korak: Ko kliknete na Preverjanje podatkov, se prikaže novo okno, kot je prikazano na naslednjem posnetku zaslona.
Korak 5: 1 st zavihek Nastavitve. Vsebuje merila za preverjanje veljavnosti in format podatkov, ki je dovoljen.
6. korak: Prave vrednosti lahko ignorirate tako, da kliknete potrditveno polje »Prezri prazno«.
Korak 7: 2 nd kartica je vhod sporočila, kjer lahko vnesete sporočilo, ki se prikaže, ko je izbrana celica.
Korak 8: 3 rd zavihek Napaka opozorila. S tem se konfigurira sporočilo / sporočila o napaki, ki se prikažejo vsakič, ko v konfiguriranih celicah ali stolpcu vnesete neveljaven vnos podatkov. Vrste napak in s tem znak, prikazan za napako, so lahko Stop, Warning ali Information.
Različni formati podatkov dovoljenih podatkov
- Celotno število - navaja, da je dovoljena oblika celotnih številk.
- Decimalno - navaja, da je dovoljena oblika decimalnih števil.
- Seznam - navaja, da je dovoljena oblika spustni seznam.
- Datum - navaja, da je dovoljena oblika datuma.
- Čas - navaja, da je dovoljena oblika zapisa časa.
- Dolžina besedila - navaja dovoljeno dolžino besedila, ki ga je treba vnesti v celico.
- Po meri - označuje katero koli formulo po meri.
Različni kriteriji za preverjanje veljavnosti podatkov
- between - navaja, da mora biti vrednost med navedenima najmanjšima in največjima številkama.
- not between - navaja, da vrednost ne sme biti med določenima najmanjšim in največjim številom.
- enak - navaja, da mora biti vrednost enaka danemu številu.
- ni enako - navaja, da vrednost ne sme biti enaka danemu številu.
- večji od - navaja, da mora biti vrednost večja od danega števila.
- manj kot - navaja, da mora biti vrednost nižja od danega števila.
- večja ali enaka - navaja, da mora biti vrednost večja ali enaka v excelu danega števila.
- manjši ali enak - navaja, da mora biti vrednost manjša ali enaka danemu številu.
Različni slogi opozorila pri preverjanju veljavnosti podatkov v Excelu
- Ustavi - uporabnikom prepreči vnos neveljavnih podatkov v celico delovnega lista. Okno z opozorilnim gumbom Stop uporabniku ponuja dve možnosti - poskus in ponovitev.
- Opozorilo - opozori uporabnike, da so vneseni neveljavni podatki. Vendar opozorilo uporabniku ne preprečuje vnosa neveljavnih podatkov. Uporabniku daje tri možnosti - Da, Ne in Prekliči.
- Informacije - uporabnika obvesti, da so vneseni podatki neveljavni. Tako kot Opozorilo tudi uporabniku ne preprečuje vnosa neveljavnih podatkov. Uporabniku prikaže dve možnosti - V redu in Prekliči.
Primer preverjanja podatkov Excel-a (preverjanje števila)
Kot je prikazano na sliki. 1, -2,5 je označena z rdečo, kar pomeni neveljavne podatke. Prikaže se opis orodja s sporočilom - 'Vnesite številko, večjo od nič'. Stolpcu B se dodeli pravilo, kot sledi.
Kot je prikazano na sliki. 2, vnesena merila za potrditev je, da mora biti število „decimalnih“ večje ali enako nič. Pomen negativnih vrednosti je omejen.
Stvari, ki si jih je treba zapomniti
- Ni popolnoma dokazan in ga je mogoče zlahka kršiti.
- Če se podatki iz celic brez preverjanja veljavnosti kopirajo v celice s preverjanjem veljavnosti, vneseni podatki niso potrjeni in preverjanje veljavnosti podatkov preglasi preverjanje veljavnosti podatkov, zaradi česar na kopiranih podatkih ni preverjanja veljavnosti.
