Opredelitev računovodstva odhodkov
Obračunavanje stroškov se nanaša na prepoznavanje stroškov v tekočem obračunskem obdobju, ki vključuje veliko presoje in analize računovodskih podatkov. Vključuje račune za rezervacije, ustvarjanje novih prodajalcev v sistemu, obračun DDV, časovne razmejitve, predplačniške, analizo knjige prodajalcev, pravočasna plačila itd.
Evidentiranje stroškov v računovodstvu s primeri
# 1 - Rezervacija računa
Takoj ko prejmemo račun od prodajalca, ga knjiži plačljivi sodelavec. Med rezervacijo računa mora sodelavec preveriti datum računa, obdobje, na katero se nanaša, kakršno koli spremembo navodil za plačilo, DDV, če obstaja, in druge podrobnosti. Ko sodelavec rezervira račun, ga pošlje v nadaljnjo odobritev skupini glavne knjige, ki preveri, ali je kodiranje računa pravilno.
Po tem gre v odobritev vodji oddelka, da preveri, ali so stroški veljavni in pričakovani. Ko gre skozi postopek odobritve, gre račun v blagajno za plačilo.
Računovodski vnos pri rezervaciji računa
Recimo, da prejmemo račun v višini 1000 USD za stroške trženja -
Dnevnik, ko je račun rezerviran -
Dnevnik, ko je račun plačan -
# 2 - Obračunavanje stroškov
Eden najbolj kritičnih vidikov obračunavanja odhodkov je prepoznavanje in upoštevanje odhodkov v tekočem obračunskem obdobju. V resničnih situacijah večkrat zaradi različnih razlogov ne dobimo računov od prodajalcev pravočasno ali pa so obtičali v tranzitu.
V tistih primerih, ko smo prepričani, da bomo prejeli račun, knjižimo vknjižbe. Časovne razmejitve so postopek pripoznavanja stroškov tekočega obdobja, čeprav od prodajalca nismo prejeli računov.
Knjigovodska vknjižba za časovne razmejitve
Recimo, da je imel prodajalec X junija 2019 zalogo čaja in kave za 4.000 ameriških dolarjev, vendar račun še ni prejet, v tem primeru bodo objavljeni naslednji vnosi -
Dnevnik, ko je knjiženje vknjiženo -
Dnevnik ob prejemu računa -
Dnevnik, ko je račun plačan -
# 3 - predplačila
Včasih dobimo letne ali četrtletne račune od prodajalcev, ki jih moramo plačati vnaprej. Te stroške moramo tudi razporediti na povezano obdobje, medtem ko jih priznavamo v knjigah.
V bilanci stanja prikazuje znesek stroškov, povezanih s predplačili, in sprosti znesek tekočega obdobja v izkaz poslovnega izida.
Računovodski vnos za predplačila
Recimo, da prodajalec X četrtletno vnaprej plačuje podjetju za vzdrževanje pisarniških klimatskih naprav. Julija je za obdobje julij-september 2019 prejet račun v višini 4.500 ameriških dolarjev. Med obračunavanjem v julijskih mesecih se 1500 $ sprosti v sistem dobička in izgube, 3000 $ pa se v bilanci stanja prikaže kot predplačilo.
Nato se avgusta in septembra 2019 na račun dobička in izgube sprosti 1500 dolarjev kot mesečni stroški. Tu je knjigovodski vnos -
Julija -
Dnevnik, ko je rezervirano predplačilo -
Dnevnik ob plačilu računa -
V avgustu -
Dnevnik ob sprostitvi predplačila -
V mesecu septembru -
Dnevnik ob sprostitvi predplačila -
# 4 - Plačila
To je ključni korak, saj vključuje odhodna sredstva, ki ne smejo iti na napačen račun. Oseba, ki nastavlja plačilo, mora zagotoviti, da je račun pravilno nastavljen in dvakrat preverjen.
Medtem ko je med plačili pomembna nastavitev valute. Če namesto ameriških dolarjev plačamo evro, bo banka za pretvorbo valut zaračunala dodatno, prodajalec pa bo prejel tudi dodatno plačilo.
Prednosti
- Računovodski izkazi predstavljajo natančen in pošten prikaz finančnega stanja podjetja
- Poenostavitev revizije postane enostavna, saj se stroški pripoznajo v obdobju, na katero se nanašajo
- Prijava davkov, izračun transfernih cen in druga zakonska skladnost postanejo enostavnejši
- Izboljša javno vero in zaupanje vlagateljev, kar je dobro za poslovanje
- Podatki se uporabljajo za pripravo proračuna in različne korake odločanja
- Izboljšani odnosi z bankami olajšajo financiranje dejavnosti
Opombe glede sprememb v računovodstvu odhodkov
V današnji globalizaciji in vedno večjih zahtevah po skladnosti se postopek nenehno spreminja. Z globalno uvedbo MSRP se v postopku obračunavanja stroškov močno spremenijo, zato morajo računovodje zagotoviti, da je izvajanje nemoteno in da je organizacija pripravljena na MSRP.
Zaključek
Obračunavanje stroškov je bistveni del celotnega računovodskega procesa, saj se podatki uporabljajo za načrtovanje, pripravo proračuna in odločanje. Vzpostavljen dober mehanizem poročanja o stroških močno prispeva k rasti katere koli organizacije, zato mora imeti vsaka organizacija trden sistem in usposobljeno osebje za poročanje o stroških.
