Polna oblika naročila - Naročilnica
Celotna oblika kratice PO je Purchase Order. To je dokument, ki ga nabavni oddelek kupca pripravi in pošlje prodajalcu, v katerem je naveden opis, količina in cena, dogovorjena za blago ali storitve, ki naj bi se nabavljali. Skupine za nabavo ali nabavo jo uporabljajo za oddajo naročil zunanjim strankam.
Značilnosti PO
Običajno naslednje podrobnosti vsebujejo naročilo.
- Količina, predvidena za nabavo
- Opis izdelka ali storitve
- Po potrebi posebna imena blagovne znamke ali koda izdelka
- Cena na enoto
- Želeni časovni načrt dostave
- Kraj dostave za dostavo
- Naslov za pošiljanje računa
- Pogoji plačila in dostave
Vrste PO
Običajno se uporabljajo štiri vrste naročilnic.
# 1 - Standardno naročilo
Izdelan je, ko so ob oddaji naročilnice znani vsi glavni pogoji nakupa, kot so količina, cena, rok dobave in plačilni pogoji. Kot taki se uporabljajo, kadar obstaja gotovost glede vrstnega reda in z njimi povezanih izrazov.
# 2 - Načrtovana naročilnica
Izda se, ko je večina podrobnosti v zvezi z naročilom znana v času priprave naročilnice, vendar natančni pogoji dostave in roki niso znani. Ko se naročnik odloči za to, se zaveže, da bo treba plačati zahtevano količino in ceno, vendar je naveden le predviden načrt dostave.
# 3 - Naročilo za odejo
Takšna naročila se oddajo, kadar podrobnosti glede cene in količine prav tako niso znane. Omenjene so samo podrobnosti artikla s pogoji dostave. Vendar bo na pošiljki navedena največja količina, kupec pa lahko kupi v določeni meji. Omenimo lahko tudi ocenjeni cenovni razpon.
# 4 - Naročilo za naročilo
V takem naročilu izdelek ali storitev prav tako ni znan. Omenimo lahko pogoje, o katerih se je treba dogovoriti s prodajalcem.
Kako deluje PO?
Kadar koli ima podjetje zahtevo za nabavo blaga ali storitev, kupec prodajalcu pošlje naročilo. Ob prejetju naročila prodajalec kupcu potrdi, ali lahko omenjeno naročilo dokonča ali ne. V primeru, da prodajalec meni, da naročila ni mogoče izpolniti, bo o tem obveščen in naročilo bo preklicano. Če želite, da je naročilo izpolnjeno, se bodo za to dogovorili. Po zaključku naročila prodajalec kupcu izstavi račun z navedbo ustrezne številke naročila, da se ujema z dejansko dostavo. Po dvigu dejanskega računa je treba plačilo izvesti v skladu z dogovorjenimi plačilnimi pogoji.
Primer oblike PO
Spodaj je predstavljen vzorec oblike naročilnice.
Razlika med naročilnico in računom
Naročilnica se izda za oddajo naročila blaga ali storitev. Istega kupec izda prodajalcu. Vključuje podrobnosti glede naročila in njegove dostave. OP predstavlja pogodbo o prodaji.
Račun izda prodajalec kupcu, ko je dostava zaključena in od njega zahteva plačilo končnega zneska. Račun je sestavljen iz cene in končnega plačljivega zneska, pogojev, povezanih s plačilom, in obdobja kredita, ki je dovoljeno kupcu. Račun se izda po zaključku dobave blaga ali storitev. V nasprotju s PO račun potrjuje prodajno pogodbo.
Pomen PO
Naročilnica je zelo koristen dokument, ki se uporablja za oddajo naročila. Pomaga prodajalcu jasno sporočiti zahteve. Ko je dejanska dostava opravljena, jo lahko navzkrižno preverimo z naročilnico, da ugotovimo kakršno koli odstopanje med njima. Tako prodajalec kot kupec je primerno, da podatke o naročilu hranite dokumentirane v naročilu.
Prednosti
- PO pomaga kupcu, da naroči blago in storitve, ki jih namerava nabaviti, ne da bi plačal.
- Pomaga slediti naročilom in preprečuje podvajanje naročil.
- Je pomemben dokument, ki je del revizijske sledi.
- Za prodajalca je koristno pridobiti informacije o zahtevah kupca.
- Dejansko dostavo lahko preverite z naročilnico in podate pod vprašaj morebitna neskladja.
- PO je pravni dokument, ki dokazuje pogoje za dogovor o nakupu blaga ali storitev.
Slabosti
- Tudi pri manjših naročilih je treba naročiti naročilo in se zdi, da je za tako majhna naročila nepotrebna dokumentacija.
- Ustvarjanje naročil je dolgotrajen postopek.
Zaključek
Naročila uporablja skoraj vsako podjetje kot del svojega postopka nabave. Enako je koristno, če imamo jasno komunikacijo glede oddanega naročila.
