Plačilni cikel, znan tudi kot Procure to Pay, je vrsta različnih postopkov v podjetju, ki vključujejo različne dejavnosti, potrebne za nakup izdelka, vse od oddaje naročila blaga do dobaviteljev, nakupa in dobave blaga in končno izvrši dokončno zapadlo plačilo dobavitelju.
Kaj je cikel plačilnih obveznosti (AP)?
Plačilni cikel računov je znan tudi kot „Naročite plačilo“ ali „P2P“ cikel je vrsta postopkov, ki vključuje službo za nabavo in plačila podjetja in izvaja vse potrebne dejavnosti, od oddaje naročila do dobaviteljev, nakupa blaga in končnih plačil dobaviteljem.
Vsako podjetje ima dva glavna poslovna cikla - cikel prihodkov in odhodkov.
- Cikel prihodkov vključuje dejavnosti, kot so prodaja, trženje, odnosi s strankami, pobiranje prihodkov itd.
- Odhodkovni cikel vključuje nakupe, plačila dobaviteljev, proizvodne stroške, plače in plače itd. Obračunski cikel je pomemben del odhodkovnega cikla.
Sledijo koraki, vključeni v plačilni cikel -
- Določitev potrebnega blaga
- Postopek javnega naročanja
- Poiščite dobavitelje
- Zahteva za predlog
- Pregled prejema ponudbe
- Pogajanja
- Naročilnica
- Potrditev dobavitelja
- Dolžnost dobaviteljev
- Ob uspešni dostavi blaga
- Vnos računa
- Plačilo
O njih podrobno razpravljajmo -
Koraki, vključeni v plačilni cikel
V ciklu naročanja za plačilo so navedeni koraki:
# 1 - Določitev potrebnega blaga
Nakupi se opravijo na podlagi zalog, ki jih zahteva proizvodni oddelek podjetja. Vodja proizvodnje opredeli potrebne zaloge in obvesti nabavni oddelek.
# 2 - Oddelek za nabavo začne postopek javnega naročanja
Po odobritvi zahtev za dobavo iz proizvodnje bo nabavni oddelek preveril, ali je že bilo oddanih nekaj podobnih naročil; v nasprotnem primeru se ustvarijo novi dokumenti naročilnic.
# 3 - Iskanje dobaviteljev
Iskanje dobaviteljev je zapleteno delo, ki vključuje različne dejavnike, kot so lokalnost, enostavnost prevoza, kreditne politike, dobra volja dobavitelja in njegovih izdelkov, pretekle povezave s podjetjem in mnogi drugi. Vendar ima podjetje raje transakcije s preizkušenimi dobavitelji. V drugih primerih se potencialni dobavitelji izberejo lokalno, nacionalno ali mednarodno s pomočjo spletnega poslovanja do poslovnih portalov (kot je Alibaba.com), napotitev itd.
# 4- Zahteva za predlog
Po izbiri nekaj potencialnih dobaviteljev se dostavi uradni dokument, v katerem lahko prejmete ponudbe izdelkov. Dokument se imenuje zahteva za predlog (RFP). Dobavitelj pošlje predlog, vključno s stopnjami in kakovostmi izdelkov, in od podjetja zahteva, da z njimi posluje.
# 5 - Pregled prejema ponudbe
Podjetje pregleda ponudbe različnih dobaviteljev in filtrira dobavitelje, ki lahko izpolnijo zahteve podjetja. Podjetje obvesti izbrane dobavitelje o svojem interesu za sklepanje nakupnih poslov.
# 6 - Družba začne pogajalski postopek
Pogajanja so naporen in včasih dolgotrajen postopek, kjer kupec od prodajalca zahteva, da zniža svoje cene, ponudi liberalno kreditno politiko in druge osnovne pogoje pogajanja, kot so popusti, kakovost izdelkov, prevoznina, dostava in zavarovalni pogoji. V pogajalskem postopku se izvede filtriranje in podjetje je opredelilo najboljše dobavitelje.
# 7 - Naročilnica
Podjetje, ki odobri želenega dobavitelja, mu naročilo odda s pošiljanjem uradnega dokumenta o naročilu. Dobavitelja potrjuje glede zahtev podjetja in roka za dobavo izdelkov ali storitev.
# 8 - Potrditev dobavitelja
Sporazum se začne, ko se dobavitelj strinja, da bo svoje izdelke prodajal pod zahtevanimi pogoji. Potrditev prevzema mora dobavitelj poslati pisno po pošti ali e-pošti.
# 9 - Dolžnost dobaviteljev
Dolžnost dobavitelja je, da blago strogo pripravi in odpremi po rokih ter družbo obvešča o poteku naročila. Obvestilo je treba poslati, ko je blago pripravljeno za odpremo, in obvestilo o pošiljki, vključno z veljavnimi dokumenti, v katerih je naveden opis blaga, vključno z maso ali enotami, datumom dostave, lokacijo itd.
# 10 - Pregled dobavljenega blaga
Začne se postopek inšpekcijskega pregleda, ki vključuje preverjanje kakovosti in količine. Nabavni oddelek preveri, ali je dobavljeno blago v skladu z naročilnico.
# 11 - Vnos računa
Po uspešnem pregledu, če se vse zdi primerno, oddelek za nabave pošlje odobritev obračunu obveznosti, da začne postopek plačila. Oddelek za terjatve tako naredi zapis o računu, ki vsebuje vse specifikacije glede plačila, kot so končni datum in / ali končni datum s popustom, znesek povračila in druge uradne podrobnosti.
# 12 - Plačilo
Po vsakem potrebnem preverjanju začne oddelek za terjatve delno ali v celoti plačevati dobavitelju v skladu s pravili podjetja. Obstajajo različni načini plačil dobaviteljem, kot so:
- Gotovinska plačila
- Plačilo s čeki (ali drugimi prenosljivimi instrumenti)
- Spletni prenos tretjih oseb
- Plačilo s kreditno kartico
- Plačila v dolarjih ali drugih tujih valutah (splošno velja za uvozne transakcije);
- Barter plačilo, tj. Plačilo blaga in / ali storitev za blago in / ali storitve, ki jih prejme dobavitelj.
Ustrezni dokumenti, vključeni v cikel AP
Spodaj so navedeni pomembni dokumenti, vključeni v cikel naročanja na plačilo:
# 1 - Naročilnica
Nabavni oddelek podjetja ustvari naročilo potrebnega blaga in ga pošlje prodajalcu. Naročilo podrobno navede prodajalca o izdelkih in njegovih količinah. Določa tudi datum dobave blaga.
# 2 - prejemanje poročila
Po dostavi blaga vodstvo pregleda pošiljko in preveri kakovost, količino in druge bistvene vidike. Po popolnem pregledu ustvari podrobno poročilo, imenovano prejem poročila.
# 3 - Račun prodajalca
Dokument je pravna pogodba, v kateri prodajalec podrobno navede blago, stopnjo na enoto in skupni znesek skupaj z veljavno davčno osnovo. Določa tudi kreditno politiko in končni datum plačila.
