Kaj je trosmerno ujemanje?
Trosmerno ujemanje je koncept, po katerem je mogoče nepooblaščenim nakupnim transakcijam slediti z navzkrižnim preverjanjem na tri načine, in sicer prejem potrditve naročila (naročilnice), prejem naročila in veljavnost računa, ustvarjenega z informacijami iz različnih oddelkov, da bi odpravili nepooblaščene transakcije in okrepili notranji nadzor.
Pojasnilo
Velike organizacije kupujejo zaloge po običajnem operativnem postopku v skladu s politikami organizacije. Zato je dvojni nadzor potreben za omejevanje nepooblaščenih transakcij. Nadzorni ukrep je odobritev veljavnih transakcij. V trosmernem postopku se večinoma nakupi nadzirajo z navzkrižnim preverjanjem. Če je v katerem koli koraku napaka, potem zneska ni mogoče vzeti na račun, dokler napaka ni odpravljena s prejemom potrditve ali popravljenega računa od dobavitelja. To je tudi ena od metod obvladovanja tveganja, saj je treba nadzorovati tveganje plačil nepooblaščenim osebam ali proti lažnim računom. Včasih postane dolgotrajen postopek, vendar je najučinkovitejši način obvladovanja tveganja.
Trosmerni postopek ujemanja
- Standardni operativni postopek nakupa vključuje naročanje, ko zaloga doseže nivo preusmeritve, prejem ponudbe, obdelavo ponudb oddelku nabave in po katerem nabavni oddelek na podlagi cene, kakovosti in ugleda odloči, pri katerem dobavitelju bo treba opraviti nakup. dobavitelja in nazadnje izdaja naročilnice.
- Na podlagi naročila je treba opraviti nakup. Po prejemu naročilnice mora oddelek za upravljanje zalog izdati nalog za prevzem, nato pa ga bo oddelek za nabavo posredoval računovodji v računovodstvo istega.
- Po tem se račun končno da v odobritev in nato blagajni ali blagajni za plačilo dobavitelju.
Pred odobritvijo plačila bo oseba, ki sodeluje pri plačilu, uporabila trosmerni postopek ujemanja.
Trosmerni postopek ujemanja vključuje:
# 1 - Preverjanje naročilnice
Naročilnico je treba preveriti v nabavni službi, da se preveri ime dobavitelja, datum, količina, naslov, podatki o plačilu in znesek.
# 2 - Preverjanje potrdila o naročilu
Po potrditvi naročilnice bo blagajna od inventarnega oddelka preverila prejem naročila, tako da se bo ujemala s količino blaga po računu in prejetem od oddelka za inventar.
# 3 - Preverjanje s strani računovodstva
Po preverjanju iz oddelka zalog je treba vnos preveriti v računovodskih izkazih, da se preveri količina in količina, evidentirana v knjigah.
Če se račun ujema z vsemi tremi koraki preverjanja, je treba odobriti samo plačilo in račun unovčiti.
Primer trosmernega ujemanja
Nabavna služba družbe A Ltd. izda naročilo za nakup zalog 3000 kosov ABC & Co., Mehika, cena na kos je 100 USD. Naročilo je oddano. Prejem naročila je bil narejen, vendar zaradi velike količine skladiščnik v času prejema naročila ni navzkrižno preveril. Po preverjanju pa je bilo ugotovljeno, da je bilo prejetih le 2850 kosov, račun pa prejme računovodstvo za računovodstvo in računovodstvo ter ga nato preda v gotovino. Določite postopek za trosmerno preverjanje?
Rešitev:
Pred odobritvijo računa za plačilo mora oseba uporabiti naslednji postopek:
1 - Preverjanje nabavne službe:
Naročilo je treba preveriti, ali je naročilo oddano po naročilu ali ne. V tem primeru se ujema prvi korak trosmernega ujemanja, tj. Naročilo se odda po naročilu.
2 - Preverjanje oddelka za inventar:
Pooblaščena oseba bo podatke prevzela od oddelka za popis. V tem primeru je prejetih le 2850 kosov inventarja, zato računa ni mogoče odobriti za plačilo. Pooblaščena oseba bo oddelku za popis naročila, naj popravi račun od dobavitelja.
Oddelek za popis se bo nato obrnil na pooblaščeno osebo ABC & Co. za izdajo popravljenega računa. Po prejemu popravljenega računa ga dobite v računovodstvu za izvedbo popravkov.
3 - Preverjanje s strani računovodske službe ali računovodskih evidenc:
Po potrditvi popravljenega računa s strani dobavitelja ga mora pooblaščena oseba preveriti z računovodskimi evidencami, na koncu pa bo po vseh korakih in prilagoditvah pooblaščenec pooblastil račun za plačilo.
Na ta način se identificira in popravi kratek račun.
Uporabe trosmernega ujemanja
- Trosmerni postopek ujemanja se uporablja v velikih organizacijah.
- Uporablja se tudi tam, kjer obstajajo različni oddelki, ki opravljajo različne funkcije.
- Uporablja se tam, kjer se organizacija ukvarja s proizvodnjo več izdelkov.
- Uporablja se tam, kjer so odgovornosti dodeljene novoimenovanemu osebju.
- Uporablja se tam, kjer je večina plačil v gotovini.
- Uporablja se tudi tam, kjer je vključeno nekvalificirano osebje.
Prednosti
Različne prednosti so naslednje:
- Zagotavlja, da se plačilo opravi pravi osebi glede na veljaven račun in vrednost prejete zaloge.
- Zagotavlja ustrezen nadzor v organizaciji.
- Zmanjša ali omeji nepooblaščena plačila.
- S tristranskim ujemanjem gotovine je treba nadzorovati poneverbe.
- Napake je mogoče zlahka prepoznati v postopku trosmernega ujemanja.
- Zagotavlja, da isti račun ni večkrat plačan.
- Postopek spodbuja odgovornost osebja.
- Skozi trosmerni postopek je treba informacije preveriti; zato postanejo točne informacije in se lahko uporabljajo za prihodnje odločitve.
Slabosti
Slabe so naslednje:
- Trosmerno ujemanje vključuje večkratno preverjanje in zbiranje različnih dokumentov; zato je postopek dolgotrajen in dolgotrajen.
- Zaradi dolgega postopka in zamud pri plačilih lahko obstajajo možnosti za zamudo pri plačilu in kaznovanje.
- Odnosi z dobavitelji se lahko pokvarijo zaradi zamud pri plačilih.
- Zaradi dolgotrajnih postopkov popustov za predčasna plačila ni mogoče izkoristiti.
Zaključek
Trosmerno ujemanje je postopek za nadzor terjatev, s katerim se s tremi koraki preveri dolg. Tu je treba pri prvem koraku preveriti naročilo, nato zbrati in preveriti podatke iz oddelka zalog in nazadnje preveriti iz knjigovodskih vnosov. Po preverjanju na vseh treh ravneh pooblaščenec odobri račun za plačilo. Vendar je ta postopek dolgotrajen. Zato je zamudno, hkrati pa popustov za predčasna plačila zaradi dolgotrajnih postopkov ni mogoče izkoristiti.
