Opredelitev revizije upravljanja
Revizija upravljanja pomeni "revizijo poslovodstva", pri kateri se različna orodja uporabljajo za oceno uspešnosti in napredka poslovodstva v smeri procesa najboljšega odločanja. Tu se osredotočamo na „Kakovost odločanja“ vodstva, namesto da bi se osredotočili na operativne vidike.
Cilji revizije upravljanja
# 1 - Vzpostavitev ustreznih strategij
Ekipa mora zagotoviti sposobnost vodstva, ali ima ustrezne strategije za pridobivanje potrebnih informacij za boljše odločanje, spet pa tudi zagotavlja, ali zbrani podatki zadostujejo za doseganje ciljev organizacije brez težav. Običajno so strategije ključne za doseganje ciljev kakršnega koli obrata.
# 2 - Izvajanje zahtevanega notranjega nadzora
Revizijska skupina mora preveriti učinkovitost notranjega nadzora organizacije za premagovanje pomanjkljivosti vodstva. Če uvedeni notranji nadzor ni dovolj učinkovit, bo to povzročilo nepotrebne težave v postopku.
Primer: V politiki povračila stroškov podjetja najprej računovodja preveri dokumente, nato pa bo starejši računovodja iste dokumente pregledal. Na koncu blagajnik plača gotovino, kar zagotavlja trojni pregled transakcije. Tu je notranji nadzor tako močan, da se izogne kakršnim koli manipulacijam z gotovino.
# 3 - Pravočasno ustvarjanje poročila
- Revizijska skupina za upravljanje mora potrditi, ali je poslovodstvo uvedlo ustrezen nadzor za pravočasno pripravo in zagotavljanje poročil.
- Ustvarjanje poročil bo imenovano kot bistveno orodje za prepoznavanje napak. Včasih bo deloval tudi kot prijavitelj, da bo nadzoroval večje napake med postopkom.
- Na splošno bi morala revizijska poročila redno izboljševati učinkovitost upravljanja za izboljšanje.
Načrt in izvedba revizije upravljanja
Sledijo koraki za načrtovanje in izvedbo -
# 1 - Imenovanje ustreznega osebja
V postopku revizije mora biti imenovana ustrezna oseba za izvajanje načrta v okviru revizije poslovodstva. Ustrezen v smislu, da mora biti za izvajanje revizijskega načrta brez dvoumnosti strokovno usposobljen, razgledan in izkušen.
# 2 - Priprava revizijskega programa
- Zbiranje potrebnih dokumentov
- Ocena politik in postopkov
- Spremljanje strategije
- Pregled knjig in drugih dokazil
- Raziščite z razpoložljivimi informacijami
- Poizvedbe pri štabih / ekipi
- Opazovanje notranjega nadzora
- Testno preverjanje transakcij in njihovih rezultatov
- Ocena in pregled znanstvene metode (če je potrebno)
- Priprava poročil z rešitvami
# 3 - Program usposabljanja
Pred izvedbo revizije je treba ekipi zagotoviti ustrezen trening.
Primer: Revizija upravljanja v gradbeni industriji je zahtevala posebno vrsto ocenjevalnih veščin in tehnik, ki jih je treba zagotoviti pred izvedbo.
# 4 - Skrb za čas
Vsak načrt revizijskega programa je treba izvesti v ustreznem časovnem okviru, da dobimo natančne rezultate.
Primer: Opazovanje proizvodnega procesa lahko privede do prepoznavanja običajnih in nenormalnih odpadkov, ki jih je treba izvesti med postopkom.
# 5 - Pogostosti revizije
Pogosto je treba izvajati revizijo, da bi odstranili napake, ki se pojavijo med postopkom odločanja.
Pogostost se lahko določi glede na naravo posla in se upošteva tudi glede na čas razumevanja posla in njegovih transakcij
# 6 - Poročila z rešitvami
- Revizijsko poročilo je običajno sestavljeno iz napak, ki prekinejo poslovodstvo, da sprejme pravilno odločanje.
- Skupina mora zagotoviti svoje ugotovitve skupaj z zahtevanimi rešitvami za premagovanje težav.
- Vsako poročilo mora vsebovati podrobno analizo njegovih posledic v prihodnosti.
Primer
Službe informacijske tehnologije ICI se soočajo z veliko težavami pri pravočasnem dokončanju projektov in so zaradi zamude pri odločitvah o upravljanju in s tem povezanih postopkih utrpele velike izgube. Pred kratkim so imenovali revizorja, ki bo opravil revizijo poslovodstva in njihovega postopka odločanja.
Na podlagi revizije so ugotovitve naslednje:
- Ni ustreznega notranjega nadzora v poslovodstvu, da bi projekti pravočasno zaključili;
- Ni ustrezne komunikacije s strankami, da bi lahko projekti pravočasno zaključili;
- Ni usklajevanja med vodstvom in skupinami za dokončanje projektov.
- Ni ustrezne programske opreme za ustvarjanje poročil za notranji nadzor;
Zgornje ugotovitve je treba odstraniti, da bi v prihodnosti dobili dobre povratne informacije.
Prednosti
- Pravilna priprava in oblikovanje strategije za dosego ciljev.
- Pravilno namestitev notranjih kontrol za učinkovito odločanje;
- Improvizacija postopka odločanja poslovodstva;
- Da bi premagali pomanjkljivosti upravljanja.
- Uvajanje ustreznih človeških virov.
- Odprava napak z najmanj stroški ali manj škode;
- Izogibajte se neobičajnemu zapravljanju virov, kot so moški, materiali, denar in stroji.
- Pravočasni rezultati brez odlašanja.
Težave pri izvajanju revizije upravljanja
- Pomanjkanje naložb in tehnologije - Na splošno lahko predlogi vključujejo velike naložbe v 4M vire, kot so moški, stroji, material ali denar, kar bo problem za večino organizacije. Včasih bo klasični postopek morda treba spremeniti s tehnološko posodobitvijo. Kljub temu ima lahko vodstvo ali osebje organizacije težave z novimi ali zahtevanimi posodobitvami.
- Pomanjkanje vodstvene podpore za spremembo - vodstvo organizacije ima lahko iz več razlogov težave s prehodom s klasičnega na najnovejšega.
- Vedenje zaposlenih je včasih težava pri izvedbi revizijskega načrta, ker se lahko upirajo dejanskim informacijam za revizijo v času razprav, razgovorov ali poizvedb. Včasih imajo občutek, da se bodo njihove napake med revizijskim postopkom pokazale, če bodo vse potrebne podrobnosti za revizijo.
- Spopad z najvišjim vodstvom - vprašanje je tudi v nekaterih situacijah, ko bo višje vodstvo nasprotovalo revizijskemu postopku.
Zaključek
Ugotovitve revizijskega poročila in priporočila bi morala prinesti boljše rezultate za organizacijo, enako kot tudi poročati o ugotovitvah v boljši obliki, kar bi se moralo izogniti nadaljnjim sporom s strani vodstva. Priporočila ugotovitev je mogoče medsebojno razumeti med revizijsko skupino in najvišjim vodstvom za uspeh ustanove.
Na koncu bo uspeh revizije temeljil na participativnem in prijaznem pristopu, ne pa le na nadlegovanju osebja ali vodstva zaradi njihovih napak.
