Excel je kombinacija vrstic in stolpcev, v teh vrsticah in stolpcih pa so shranjeni naši podatki, ki so v drugih izrazih poimenovani kot zapisi, saj je excel najpogostejše orodje za shranjevanje podatkov v Excelu, zaradi česar postane baza podatkov, ko damo podatke v excelu v neki obliki tabel v vrsticah in stolpcih in tabeli damo ime, ki je baza podatkov v excelu, lahko tudi podatke iz drugih virov uvozimo v excel, če je oblika podatkov v skladu z formatom excel.
Ustvarjanje Excelove zbirke podatkov
Če imate podatke v Excelu, vam bo olajšalo življenje, saj je excel tako močno orodje, kjer se lahko ves čas igramo s podatki. Če podatke hranite v drugih virih, morda ne boste pravilno dobili vseh formul, oblike datuma in časa. Upam, da ste to izkusili na svojem vsakdanjem delovnem mestu. Zelo pomembno je, da imamo podatke na pravi platformi baze podatkov. Imeti podatke v Excelu ima svoje prednosti in slabosti. Če pa redno uporabljate excel, potem je z njim veliko lažje delati. V tem članku vam bom predstavil način ustvarjanja baze podatkov v Excelu.
Kako ustvariti bazo podatkov v Excelu?
Ne vidimo nobene šole, na kateri bi nas fakultete učile, da se odlikujemo kot programska oprema naših akademikov. Ne glede na poslovne modele se učimo teorije, dokler se ne pridružimo podjetju.
Največja težava tega teoretičnega znanja je, da ne podpira primerov v realnem času. Brez skrbi; vodili vas bomo skozi ves postopek ustvarjanja baze podatkov v Excelu.
Excelov delovni list moramo skrbno oblikovati, da imamo ustrezne podatke v obliki baze podatkov. Sledite spodnjim korakom za ustvarjanje baze podatkov v Excelu.
1. korak: Prepričajte se, da imate vse zahtevane stolpce in vsak naslov pravilno poimenujte.
2. korak: Ko so glave tabele podatkov jasne, lahko enostavno začnemo vnašati podatke tik pod ustreznimi naslovi stolpcev.
V terminologiji zbirke podatkov se vrstice imenujejo zapisi, stolpci pa polja.
Ko vnašate podatke, ne morete pustiti niti ene vrstice prazne. Recimo, da ste naslove vnesli v prvo vrstico in če začnete vnašati podatke iz tretje vrstice tako, da pustite 2. vrstico prazno, potem vas ni več.
Ne samo prva ali druga vrstica, tudi nobene vrstice po vnosu določenih podatkov v polje baze podatkov ne morete pustiti prazne.
3. korak: Kot sem rekel, se vsak stolpec v zbirki podatkov imenuje polja . Podobno med podatki ne morete imeti praznega polja.
Polje morate vnesti eno za drugim. Strogo prepovedano je imeti presledek v enem stolpcu ali polju.
Razlog, zakaj je bilo toliko poudarka na tem, da ne bi imeli praznega zapisa ali polja, je ta, da kadar je treba podatke izvoziti v drugo programsko opremo ali splet, takoj ko programska oprema vidi prazen zapis ali polje, domneva, da je konec podatkov in morda ne bo upošteval celotnih podatkov.
4. korak: Previdno vnesite vse podatke.
Na zgornji sliki imam podatke vse od vrstice 1 do vrstice 5001.
5. korak: Zadnja stvar, ki jo morate storiti, je pretvorba teh podatkov v tabelo excel. Z izbiro podatkov pritisnite Ctrl + T.
Tukaj se morate prepričati, ali so moji podatki označeni z glavo in da je obseg pravilno izbran.
6. korak: Za dokončanje izdelave tabele kliknite V redu. Zdaj imamo takšno tabelo.
7. korak: Tabeli pod zavihkom za oblikovanje tabele dajte pravilno ime.
8. korak: Ker smo ustvarili tabelo, se bodo podatki, kadar vnesete podatke za zadnjim stolpcem, samodejno razširili.
Ok, zdaj imamo pripravljeno bazo podatkov. Upoštevajte spodnje prednosti in slabosti, da boste imeli dobro svojo bazo podatkov.
Stvari, ki si jih je treba zapomniti pri ustvarjanju zbirke podatkov v Excelu
- Datoteko lahko naložite v MS Access, da imate varno platformo baze podatkov in varnostno kopirate platformo.
- Ker imate vse podatke v Excelu, je za vaše izračune in statistiko zelo enostavno.
- Excel je najboljše orodje za analizo zbirke podatkov.
- Preprosto za pripravo in ne zapleteno zaradi jasnih polj in zapisov.
- Zapise lahko filtriramo z uporabo samodejnih filtrov.
- Če je mogoče, podatke razvrstite glede na datum.
- Ker podatki naraščajo, se bo excel precej upočasnil.
- V e-pošti ne morete deliti več kot 34 MB datoteke z drugimi.
- Uporabite vrtilno tabelo in izvedite podrobno analizo baze podatkov.
- Delovni zvezek lahko prenesete in ga uporabite za vadbo.
