Pomen revizijske poti
Revizijska sled je sistematičen zapis za sledenje viru finančnih podatkov, ki zagotavlja kronološke, dokumentarne dokaze o vrsti dejavnosti in se zato uporablja za preverjanje točnosti podatkov in sledenje transakcijam.
Odgovarja na tri osnovna vprašanja -
- Kakšen je bil dogodek?
- Kdo je sprožil / sprožil dogodek?
- Datum in ura dogodka?
Primeri revizijske sledi
Spodaj je nekaj primerov.
Primer # 1
Kakšna bi bila revizijska pot za transakcijo nakupa kartona?
Rešitev -
Sestavljen bo iz potrdila s podrobnostmi o gotovini, plačani v zameno za škatlo, datumu transakcije in kraju, od kod je kupljen.
2. primer
Podjetje želi kupiti prenosni računalnik za zaposlene. Kaj vse bi bilo vključeno v revizijsko sled?
Rešitev -
Finančna skupina bo ustvarila naročilo za odobritev nakupa. Trgovina, v kateri je kupljen prenosni računalnik, bo izdala račun s podrobnostmi o datumu prodaje, znesku in opisu kupljenega izdelka. Vsi ti dokumenti bodo sestavljeni iz revizijske sledi.
Prednosti
Različni uporabniki ga uporabljajo različno, odvisno od zahtev. Spodaj so pomembne prednosti te poti:
- Odgovornost: določa odgovornost v zvezi z dejanji uporabnikov. Preprečuje vnos neprimernih informacij ali nepooblaščen dostop do informacij. Nadalje se zabeleži vsako dejanje uporabnika, kar pomaga pri sledenju sprememb / sprememb v sistemu.
- Rekonstrukcija dogodkov: Oživi lahko celotne informacije in izsledi osnovne podrobnosti, povezane z dogodkom, kdo, kdaj in kaj. Pomaga pri odkrivanju težav z viri in odpravi istih, da se prepreči prihodnje pojave.
- Zaznavanje vdorov: Pomaga pri prepoznavanju nepooblaščenega dostopa. Številni predpisi so postavili obvezno za varovanje zaupnosti podatkov. Razširja se na zaščito intelektualne lastnine, finančnih evidenc, osebnih podatkov itd.
- Prepoznavanje težav: S sprotnim nadzorom dnevniki revizije prepoznajo težave, ki kažejo na operativne težave, nenavadne ali sumljive dejavnosti ali sistemske napake.
- Preprečevanje goljufij - Ko se vodijo ustrezni zapisi, je nedoslednost enostavno zaznati. Ker uporabniki vedo, da so transakcije zabeležene in sledljive, verjetno ne bi poskušali takšne dejavnosti.
- Pomaga pri revizijah - Za večino podjetij je revizija obvezna. Ko se za vsako transakcijo vodi pravilno, lahko revizorji enostavno ugotovijo veljavnost. Omogoča čas revizije in stroškovno učinkovitost. Revizorjem pomaga tudi pri zanašanju na notranje kontrole družbe in pomaga pri odločanju o obsegu revizije.
- Ugotavljanje in odpravljanje napak - Zagotavlja izčrpne in lahko dostopne informacije, ki jih je mogoče zlahka preučiti in ugotoviti morebitne napake. Ker sledi vsemu, je napako mogoče odpraviti naenkrat in prihrani čas več ljudi, ki napako odpravijo večkrat.
- Spoštovanje regulativnih standardov - Za upoštevanje regulativnega standarda je ključnega pomena ohraniti revizijsko sled. Pomaga pri razumevanju vsebine transakcij, kadar in kadar je to potrebno za pravne namene.
- Posojila - posojilodajalci zahtevajo nekaj dokazil o prihodkih in denarnih tokovih, preden podjetju odobrijo posojilo. Ta pot vodi podroben zapis transakcij, ki lahko pomaga pri zagotavljanju potrebnih dokumentov.
Omejitve
- Izziv pri vzdrževanju revizijske sledi, vključno z lokacijo, ki se uporablja za dostop in shranjevanje
- Podatkovni dnevniki so lahko težki, kar vodi do povečanja stroškov shranjevanja.
- Včasih je težko najti ravnovesje med varstvom podatkov in operativno uspešnostjo.
- Izguba podatkov zaradi neprimerne uporabe lahko stane veliko z neposredno škodo dobičku in ugledu ali sodnim postopkom.
Zaključek
- Informacije o revizijski sledi je treba hraniti na varnem mestu
- Ta pot bi morala biti pravočasno in redno varnostno kopirana
- Zbirati je treba le koristne informacije, da se izognete visokim stroškom shranjevanja
- Dnevnike revizije je treba redno pregledovati
- Uporabniki sistema se morajo zavedati revizijskih sledi, da se zagotovi razpoložljivost sledi
