Pomen blagajne
Knjiga drobnih gotovin je knjigovodska knjiga, ki se uporablja za evidentiranje drobnih denarnih izdatkov, tj. Tistih odhodkov, ki so majhni, kolikor podjetje nastane pri vsakodnevnem poslovanju.
Knjigo drobnih blagajn lahko izrazimo kot formalni povzetek izdatkov za drobne gotovine, ki se nanaša na redne vsakodnevne stroške podjetja, ki niso povezani z neposredno linijo poslovanja. Je knjigovodska knjiga, ki se uporablja za majhne stroške evidentiranja in je majhna.
Kako deluje knjiga drobnih gotovin?
- Osnova računovodstva je v treh glavnih računovodskih izrazih in računih, ki obsegajo dnevnik, knjigo in blagajno. Vsaka transakcija, zabeležena v poslovnih knjigah, gre skozi te tri glavne račune, da se zajame.
- Dnevnik je sestavni del knjigovodstva, ki je izhodišče računovodstva, in beleži vse poslovne transakcije. V nasprotju s tem drobna blagajna evidentira transakcije, povezane z denarnim računom. Od začetka izdaje dnevnika se pripravi račun glavne knjige, s pomočjo katerega se pripravijo zaključne knjige računov družbe.
- Vendar je med običajnim potekom posla več transakcij, ki so zelo drobnega in nominalnega zneska in niso evidentirane na računu denarne knjige. Za takšne transakcije se uporablja Petty Cash Book.
Oblika knjige za drobne gotovine
Spodaj je vzorčna oblika knjige drobnih gotovin.
Oseba, ki je odgovorna za evidentiranje prejemkov in plačil, je znana kot blagajničarka. V podjetju knjigo drobnih gotovin običajno vodi upravni oddelek podjetja, saj so računovodske službe praviloma zasedene pri pomembnejših poslovnih transakcijah, prav tako pa je za takšne stroške odgovoren samo administrativni oddelek.
Sistemi drobnih gotovin
Gotovina se dodeli blagajničarju na podlagi naslednjega sistema drobnih gotovin: -
# 1 - Navaden sistem drobnih gotovin
Po tem sistemu se drobni blagajni dodeli pavšalni znesek gotovine. Blagajna je odgovorna za vodenje evidence o vseh stroških pregleda glavne blagajne in jo predloži, preden zahteva nova sredstva za ponovno vsakodnevno porabo.
# 2 - Sistem izločenih denarnih sredstev
V sistemu predplačil za drobne gotovine je znesek drobne blagajne določen za določeno obdobje, v katerem je običajno manj kot mesec ali teden. V tem obdobju mora blagajnik voditi račun za drobni denar v danem proračunu. Na koncu obdobja blagajnik predloži poročilo, znesek, ki ga porabi, se povrne, tako da znesek postane enak začetnemu stanju na začetku prejšnjega meseca. V primeru, da izdatki presegajo znesek, je treba posebno zahtevo, v kateri je navedeno, da je treba zahtevo dvigniti pri blagajni pri dopolnjevanju sredstev za določen čas. Družbe so sistem imprest za drobne gotovine široko sprejele za vodenje računa za drobni denar.
Prednosti
- Po tej metodi Petty Cash System se dejanska potreba po gotovini učinkovito realizira. Če na primer 1.000 USD v mesecu porabite samo za takšne stroške, lahko začetni znesek, plačan odgovorni stranki, takoj povečate ali zmanjšate po analizi obdobja in narave stroškov.
- Imprest Petty Cash System tudi zmanjšuje verjetnost kakršne koli napake, ki se lahko pojavi med knjigovodstvom, saj jo blagajna občasno pregleda.
- Preizkušen je in je učinkovita metoda, ki hkrati tudi manj zamudna in učinkovita
- Ta metoda lahko podjetju prinese tudi prihranek stroškov, saj se znesek majhnih denarnih stroškov natančno analizira in redno preverja, koliko denarja je potrebnega in kje lahko podjetje zmanjša stroške drobnih postavk
- Imprest Petty Cash System zaposlenim omogoča tudi, kako učinkovito ravnati z gotovino, da svojim starejšim dokažejo svojo vrednost, da jih lahko vidijo tudi kot prihodnje upravljavce gotovine v podjetju
Slabosti
- Uporaba tega sistema je včasih zelo dolga, lahko postane zamudna in pogosto zahteva nekaj virov za delo, ki jih lahko uporabimo tudi pri nekaterih drugih učinkovitih in koristnih nalogah
- Sistem je treba redno ponovno pregledovati, vsak evidentirani znesek pa je treba preslikati glede na vsak strošek, ki lahko postane dolgotrajen postopek, če je količina vnosov v podjetju precejšnja
Zaključek
Knjiga drobnih blagajn je ročni sistem evidentiranja izdatkov, ki je pogosto nagnjen k napakam in včasih postane okorna naloga vodenja knjig in beleženja vsake transakcije, zlasti v velikem podjetju. Da bi to danes premostili, številna podjetja odpravljajo stari sistem knjigovodstva. Prehajajo na sodoben knjigovodski sistem, to so kreditne kartice podjetij ali uporaba programske opreme za seštevanje, ki je učinkovit sistem evidentiranja tako nominalnih kot precejšnjih zneskov poslovnih transakcij.
Knjiga snemanja drobnih denarjev je sčasoma izgubila svoj pomen, vendar jo je še vedno mogoče uporabiti kot priročno orodje za snemanje v podjetjih, kjer sodobne tehnologije še ni.
